Leçon 21: Créer une notification des articles payés par l’entreprise non utilisés

Si votre organisation souhaite personnaliser la notification d’administration Paiements par la firme non utilisés (Chrome River EXPENSE) créée via Planificateur de rapports, cette leçon vous montrera comment le faire à l’aide d’un rapport ad hoc qui peut ensuite être planifié.

Quelques exemples de personnalisations sont...

Envoyer la notification uniquement aux gestionnaires, pas aux responsables des dépenses
Envoyer la notification aux responsables des dépenses et à leurs délégués
Créer un rapport qui n’affiche que les transactions du portefeuille électronique inutilisées
Afficher une plage plus large de jours en retard
Jours de base en retard à la date de relevé au lieu de la date de transaction

Cette leçon servira de modèle. Nous créerons un rapport ad hoc qui comprendra à la fois les transactions par carte de crédit inutilisées et celles qui figurent dans les rapports Brouillon et Retour afin de répliquer la fonctionnalité de la notification Éléments non utilisés payés par l’entreprise. Ensuite, vous pouvez le personnaliser au besoin en ajoutant des filtres. Consultez Ajouter des filtres au rapport pour obtenir des renseignements détaillés.

Pour savoir comment distribuer le rapport aux gestionnaires et non aux responsables des dépenses, reportez-vous à la section FACULTATIF : Envoyer le rapport aux gestionnaires uniquement.

Et lorsque vous êtes prêt(e) à planifier et à envoyer le rapport, consultez Éclatement des rapports ad hoc programmés par courriel pour plus de détails.

Créer un nouveau rapport

Puisque nous voulons inclure à la fois les transactions par carte de crédit inutilisées et celles qui figurent sur les déclarations préliminaire et retournée, nous devons utiliser l’objet de données sur les transactions.

Faites un clic droit sur l’objet Transactions Data, puis sélectionnez NOUVEAU > RAPPORT.

Passer à l’affichage structuré

Dans l’onglet Affichage de la barre d’outils Accès rapide, dans le groupe Panneau de données, modifiez la vue en VUE STRUCTURÉE pour voir les données disponibles dans une vue qui correspond à la structure de la base de données.

Optimisez votre expérience de rapport

Dans l’onglet Menu de la page d’accueil, vous pouvez limiter les données de l’aperçu en direct pour afficher le nombre souhaité d’enregistrements, cliquer sur UTILISER DES EXEMPLES DE DONNÉES ou cliquer sur RECHERCHER pour passer en mode Recherche et masquer l’aperçu en direct pour des performances optimales. Dans la prochaine étape, nous utiliserons des données d’échantillon.

Ajouter des colonnes en tant que dimensions de rapport

Ajoutez les colonnes suivantes au rapport comme dimensions (PAR) :

Transaction (Segment) – Propriétaire (Segment) – PERSONID (Champ)
Transaction (Segment) – Propriétaire (Segment) – Propriétaire de transaction (Champ)
Transaction (Segment) – Élément de ligne de dépense (Segment) – En-tête de dépense (Segment) – Nom (Champ)
Transaction (Segment) – Type d’élément de rapport (Segment) – Nom (Champ)
Transaction (Segment) – Date de transaction (Champ)
Transaction (Segment) – EXPENSETRANSACTIONID (Field)

Ajouter la colonne suivante au rapport à titre de mesure (Somme) :

Transaction (Segment) – Montant dépensé (Champ)
Transaction (Segment) – Code de devise de dépense (Champ)

Il convient de noter que la description figurant sur la notification initiale des articles non utilisés payés par l’entreprise est une combinaison du type de dépense et de la date de transaction.

De plus, PersonID doit rester le premier champ de la section PAR pour la logique de distribution de courriels.

Masquer les champs spécifiques de l’impression sur le rapport et modifier les titres de colonne imprimés

Nous voudrons masquer les colonnes PERSONID (Champ) et EXPENSETRANSACTIONID (Champ) pour les empêcher d’être imprimées sur le rapport, car ces deux champs ne sont utilisés que pour des raisons logiques dans notre rapport. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit de la souris sur chaque champ et sélectionnez VISIBILITÉ > MASQUER.

Pour mieux comprendre ce qu’est chaque champ lorsqu’ il est imprimé sur le rapport, vous pouvez également modifier les titres de colonne imprimés en cliquant avec le bouton droit de la souris sur les dimensions dans les sections Par et Somme ou dans l’aperçu en direct et en sélectionnant MODIFIER LE TITRE.

Créer des champs définis virtuels

Il est possible qu’une opération détaillée puisse causer des difficultés de rapprochement si l’opération « mère » et ses « enfants » détaillés figurent toutes dans ce rapport en même temps. Pour éviter cela, nous créerons un champ virtuel défini que nous pourrons utiliser ultérieurement dans nos filtres. Nous créerons également un champ virtuel qui définira chaque plage d’échéances passées.

1. Créez un champ appelé _Rapprocher avec le type de sortie I1 (entier à 1 chiffre) : 1. Créez un champ appelé _Rapprocher avec le type de sortie I1 (entier à 1 chiffre) : IF ( TRANSLINEITEMHEADERD.Transaction.STATUS EQ 'ACT' AND TRANSLINEITEMHEADERD.Transaction.PARENTID IS MISSING) OR ( TRANSLINEITEMHEADERD.Transaction.STATUS EQ 'USED' AND TRANSLINEITEMHEADERD.Header.STATUSID EQ 2 AND TRANSLINEITEMHEADERD.LineItem.PARENTID IS MISSING) THEN 1 ELSE 0

Inclure les éléments soumis

Si vous devez également inclure les éléments soumis dans ce rapport, créez le même champ appelé _Rapprocher avec le type de sortie I1 (entier à 1 chiffre), mais avec cette logique : Si vous devez également inclure les éléments soumis dans ce rapport, créez le même champ appelé _Rapprocher avec le type de sortie I1 (entier à 1 chiffre), mais avec cette logique : IF ( TRANSLINEITEMHEADERD.Transaction.STATUS EQ 'ACT' AND TRANSLINEITEMHEADERD.Transaction.PARENTID IS MISSING) OR ( TRANSLINEITEMHEADERD.Transaction.STATUS EQ 'USED' AND ((TRANSLINEITEMHEADERD.Header.STATUSID EQ 2 AND TRANSLINEITEMHEADERD.LineItem.PARENTID IS MISSING) OR (TRANSLINEITEMHEADERD.Header.STATUSID NE 2 AND TRANSLINEITEMHEADERD.LineItem.ISPARENT EQ 0 ))) THEN 1 ELSE 0

2 Créez un champ appelé _DaysPastDue avec un type de sortie A200V pour une représentation textuelle des Jours en retard que nous utiliserons plus tard dans le rapport en tant que sous-en-tête.

Vous pouvez choisir d’utiliser soit

Date de création : Le champ des jours de vieillissement basé sur le nombre de jours pendant lesquels la transaction a été effectuée avec Chrome River
Date de transaction: Le champ des jours de vieillissement basé sur le nombre de jours depuis que la transaction a eu lieu

Date de création : IF TRANSLINEITEMHEADERD.Transaction.TransAgingDaysCreateDate GE 0 AND TRANSLINEITEMHEADERD.Transaction.TransAgingDaysCreateDate LE 30 THEN '0-30 Days' ELSE IF TRANSLINEITEMHEADERD.Transaction.TransAgingDaysCreateDate GE 31 AND TRANSLINEITEMHEADERD.Transaction.TransAgingDaysCreateDate LE 60 THEN '31-60 Days' ELSE ''

Date de transaction : IF TRANSLINEITEMHEADERD.Transaction.TransAgingDaysTransDate GE 0 AND TRANSLINEITEMHEADERD.Transaction.TransAgingDaysTransDate LE 30 THEN '0-30 Days' ELSE IF TRANSLINEITEMHEADERD.Transaction.TransAgingDaysTransDate GE 31 AND TRANSLINEITEMHEADERD.Transaction.TransAgingDaysTransDate LE 60 THEN '31-60 Days' ELSE ''

Trier par jours en retard et ajouter en tant que sous-titre

1. Recherchez_DaysPastDue dans le volet Données et ajoutez le champ en tant que dimension à la section Par, après le champ Propriétaire de transaction.

2 Masquer la visibilité. Ce champ triera le rapport par le nombre de jours en retard.

3 3. Cliquez avec le bouton droit sur_DaysPastDue dans la section PAR et sélectionnez >PLUS > SOUS-EN-TÊTE.

4. Maintenant, faites glisser le champ DaysPastDue du volet Données dans le champ de texte Sous-en-tête et cliquez sur OK.

Ajouter des filtres au rapport

Deux filtres doivent être ajoutés à ce rapport :

Un filtre qui masque les transactions parent détaillées et laisse les transactions enfant dans le rapport pour un rapprochement correct (le champ _Rapprocher défini de l’étape 1 de la Créer des champs définis virtuels section)
Un filtre qui limite les données qui apparaîtront sur le rapport, en fonction du nombre de jours que la transaction a vieilli (soit la date de création ou la date de transaction, selon celle que vous avez choisie à l’étape 2 de la section Créer des champs définis virtuels).

Filtre Jours de vieillissement des transactions

1. Recherchez le champ Jours de vieillissement de transaction (date de création) ou Jours de vieillissement de transaction (date de transaction) dans le volet de données sur le côté gauche de l’éditeur Web Focus et faites glisser ce champ vers le volet de filtre.

2 Double-cliquez sur Égal à et sélectionnez l’opérateur conditionnel Moins que ou Égal à.

3 Double-cliquez sur et saisissez 60 dans le Champ Valeur.

4. Cliquez maintenant sur OK dans les deux fenêtres.

Si vous souhaitez considérer plus de 60 jours, vous devrez modifier le numéro dans la logique entrée à l’étape 2A ou 2B deCréer des champs définis virtuels, ci-dessus.

Filtre de réconciliation

1. Recherchez le champ _Rapprocher dans le volet Données sur le côté gauche de l’éditeur Web Focus et faites glisser ce champ vers le volet Filtre.

2 Double-cliquez sur et saisissez 1 dans le champ Valeur.

3 Cliquez maintenant sur OK dans les deux fenêtres.

Formater le rapport et finaliser les modifications

1. Pour ajouter un saut de page, faites un clic droit sur PERSONID dans le champ PAR, puis sélectionnez SAUT > SAUT DE PAGE > ACTIF.

2 Maintenant, ajoutez un sous-total en cliquant avec le bouton droit de la souris sur PROPRIÉTAIRE DE LA TRANSACTION dans le champ Par, puis en sélectionnant SAUT > SOUS-TOTAL > SIMPLE.

3 Cliquez sur EN-TÊTE DE LA PAGE pour ajouter le message que vous souhaitez afficher dans le courriel qui sera envoyé via l’horaire. Le texte de notification standard de l’administrateur des articles payés fermes non utilisés est:

Éléments payés non utilisés par la firme

Les éléments de dépenses suivants payés par la firme ne sont pas actuellement soumis.

Utilisez l’éditeur pour modifier la police, la couleur, l’alignement et la taille du texte, puis cliquez sur OK.

4. Cliquez sur THÈME dans l’onglet du menu Accueil pour modifier le schéma de couleurs et le style.

Dans le sous-menu Bibliothèques, sélectionnez MODÈLES EXISTANTS. Choisissez un modèle de thème dans la liste de droite; les modèles sont nommés en fonction de leur couleur dominante.

Pour revenir au thème et au schéma de couleurs par défaut, sélectionnez UTILISER LA FEUILLE DE STYLE PAR DÉFAUT.

5. Enregistrez le rapport en cliquant sur l’icône de disquette en haut à gauche de la fenêtre de l’éditeur Web Focus.

Donnez un titre au rapport et enregistrez-le dans le dossier Mon contenu ou dans l’un de ses sous-dossiers. Un message d’erreur s’affiche si vous tentez d’enregistrer le rapport dans un autre dossier.

FACULTATIF : Envoyer le rapport aux gestionnaires uniquement

Si vous souhaitez envoyer ce rapport uniquement aux gestionnaires, et non aux responsables des dépenses, suivez ces étapes.

1. Retirez PERSONID (Champ) du rapport en le sélectionnant dans la section Par du volet Demande et en appuyant sur la touche SUPPRIMER de votre clavier. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur le nom du champ et sélectionner SUPPRIMER.

2 Ajouter la colonne suivante au rapport en tant que dimension (PAR). Ce doit être le premier champ du rapport.

Transaction (Segment) - Propriétaire (Segment) – REPORTSTOPERSONID (Champ)

3 Masquez la visibilité du Champ REPORTSTOPERSONID (Champ).

Maintenant, vous devez planifier le rapport, voir pour plus de détails. Pour connaître tous les détails, consultez la section Éclatement des rapports ad hoc programmés par courriel.