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Leçon 12 : Distribution des courriels - Rapports retournés

Dans cette leçon, nous verrons comment créer un rapport qui présente les articles retournés par chacune des personnes à rembourser.

Créer un nouveau rapport

Faites un clic droit sur l'objet Analyse des dépenses (ligne d'élément/dossier) et sélectionnez NOUVEAU > RAPPORT.

  • Ajoutez les champs suivant au rapport comme dimensions (BY) :
  • Header (Segment) – Owner (Segment) – Expense Owner (Field)
  • Header (Segment) – Report ID (Field)
  • Header (Segment) – Report Name (Field)
  • Header (Segment) - LineItem (Segment) – StatusApproved (Field)
  • Ajoutez le champ suivant au rapport comme mesure (SUM) :
  • Header (Segment) - LineItem (Segment) – Amount (Field)

Créer un filtre pour afficher seulement les articles retournés

  1. Faites un clic droit sur la colonne StatusApproved et sélectionnez FILTER VALUES.
  2. Dans l'invite, double-cliquez sur < VALUE >, sélectionnez le type < VALUE >CONSTANT, cliquez sur le menu déroulant Get values, puis ajoutez la valeur RET.
  3. Cliquez sur OK à deux reprises pour fermer le filtre de la fenêtre STATUSAPPROVED.

Ajoutez le champ PersonID et cachez le champ StatusApproved.

Le champ PersonID permet de déterminer à qui transmettre les rapports par courriels lorsque l'option « burst ». Cette colonne doit être la dimension qui est la plus à gauche sur le rapport. Il n'est pas nécessaire qu'elle soit visible.

  1. Ajoutez la séquence suivante comme première dimension : Header (Segment) – OwnerID (Field).
  2. Faites un clic droit sur la colonne OwnerID, puis changez sa visibilité pour Hide.
  3. Cachez la colonne StatusApproved.

Créer une en-tête en fonction de la personne à rembourser

  1. Cliquez sur la colonne Expense Owner. Dans l'onglet Field – Expense Owner, accédez au groupe Break, puis sélectionnez Page Break.
  2. Accédez au groupe Report de l'onglet Home, puis faites dérouler le menu Header & Footer&. Ensuite, sélectionnez Page Header.
  3. Entrez la séquence suivante : The following expense reports were returned and are awaiting action on your Chrome River dashboard. Ensuite, fermez la fenêtre Header & Footer.

Formater un courriel pour qu'il s'affiche en HTML

La couleur interchangée des en-têtes des colonnes ne s'affichera pas dans un courriel. Plutôt que de changer la couleur, nous soulignerons les en-têtes des colonnes.

  1. Cliquez sur la colonne Expense Owner. Dans l'onglet Field – Expense Owner, accédez au groupe Style, puis cliquez sur Title Style. Sélectionnez le bouton Underline.
  2. Répétez cette procédure pour les en-têtes de chaque colonne.
  3. Cliquez sur la colonne Amount. Dans l'onglet Field – Amount, accédez au groupe Format, puis cliquez sur le bouton Comma.

Sauvegardez le rapport

  1. Dans la barre d'accès rapide, cliquez sur le bouton Enregistrer. Enregistrez le rapport à cet emplacement : Contenu > [Nom de votre entreprise] > Mon contenu.
  2. Donnez le nom suivant au rapport : « Leçon 12 : Envoi des courriels — Rapports retournés ».
Mettre à jour les fichiers de distribution via les pilotes

Un fichier de distribution est une liste d’utilisateurs appartenant à l’un des quatre groupes suivants : Délégués, Routage de groupe, Propriétaires et Propriétaires + Rapports à (Gestionnaire).

Afin de mettre à jour un fichier de distribution avec les dernières informations d'utilisateurs, vous devez exécuter son pilote de distribution correspondant. Assurez-vous d’exécuter le pilote régulièrement afin qu’il soit mis à jour avec les utilisateurs actuels dans le système. Les quatre pilotes suivants correspondent aux quatre choix de fichiers de distribution:

  • Delegates : Fait une mise à jour de la liste des délégués.

  • Group Routing : Fait une mise à jour de la liste des membres du groupe approuvé.

  • Propriétaires : Met à jour la liste des propriétaires de dépenses, des utilisateurs assignés ou des demandeurs de factures. (À utiliser avec les rapports qui doivent être envoyés uniquement aux responsables des dépenses, aux gestionnaires, aux demandeurs de factures ou aux approbateurs désignés.)

  • Propriétaires + subordonnés à (gestionnaire): Met à jour la liste qui comprend les propriétaires de dépenses et leurs gestionnaires directs (c.-à-d., "subordonnés à"). (À utiliser avec les rapports qui doivent être envoyés aux propriétaires/demandeurs/approbateurs assignés et à leurs gestionnaires.

Suivez ces étapes pour exécuter le pilote correspondant au fichier de distribution que vous souhaitez mettre à jour.

  1. Accédez à l’onglet Tableau de bord Analyses > >RAPPORTS AD HOC.

  2. Sélectionnez ESPACES DE TRAVAIL > RAPPORTS STANDARDS > PILOTES.

  3. Selon le fichier de distribution que vous souhaitez mettre à jour, cliquez avec le bouton droit sur MISE À JOUR DU FICHIER DE DISTRIBUTION - PROPRIÉTAIRES, MISE À JOUR DE LA LISTE DE DISTRIBUTION - ROUTAGE DE GROUPE, MISE À JOUR DU FICHIER DE DISTRIBUTION - DÉLÉGUÉS ou MISE À JOUR DU FICHIER DE DISTRIBUTION - PROPRIÉTAIRES + RAPPORTS À (GESTIONNAIRE).

  4. Sélectionnez EXÉCUTER.

  5. Assurez-vous de voir le message « Liste de distribution créée avec succès! »

 

Si vous le souhaitez, vous pouvez exécuter un fichier pilote automatiquement en joignant un horaire et en l’enregistrant dans le dossier Mon contenu. La récurrence suggérée est « Quotidiennement », et le destinataire suggéré est no-reply@chromeriver.com, car les résultats du fichier pilote n’ont pas besoin d’être envoyés à un utilisateur.

Exécuter le rapport des courriels

Pour exécuter le rapport des courriels, nous devons d'abord planifier les rapports. Toutes les options pour le courriel se trouvent dans la fenêtre de planification. Avant de commencer, vous devrez d'abord envoyer une demande au Service d'assistance de Chrome River pour obtenir le nom du fichier de distribution de votre entreprise (voir étape 5).

  1. Accédez à l'onglet AdHoc Reports dans le tableau de bord Analytics Dashboard.
  2. Accédez à Contenu > [Nom de votre entreprise] > Mon contenu.
  3. Faites un clic droit sur Leçon 12 : Distribution des courriels — Rapports retournés, puis cliquez sur Schedule > Email.

  4. Cliquez sur l'onglet Distribution et choisissez l'option suivante : Type: Distribution File. Un fichier d'envoi sera créé par Chrome River pour votre entreprise afin de vous permettre de planifier l'envoi d'un rapport en particulier à tous les utilisateurs de Chrome River de votre entreprise.
  5. Saisissez le nom du fichier d'envoi. (p. ex. /var/reporting/distribution/A948_www.tcc.com.txt)
  6. Inscrivez un nom dans le champ From. Exemple : « Expense Management Department ».
  7. Remplissez le champ Reply Address.
  8. Remplissez le champ Subject. Exemple : « Your Returned Expense Reports ».
  9. Vous pourrez envoyer votre rapport comme pièce jointe. Nous intégrerons le message à l'intérieur même du courriel (pour que les gens le lisent vraiment!).

  10. Cliquez sur l'onglet Tâche.
  1. Cochez la case BURST REPORT. Cela permettra d'envoyer chaque ligne à la personne qui lui est associée. Autrement, toutes les personnes figurant sur la liste d'envoi recevront l'ensemble des rapports. Pour connaître tous les détails, consultez la section Éclatement des rapports ad hoc programmés par courriel.
  2. Les propriétés du rapport sont par défaut celles qui ont été programmées pendant la procédure. Si ce n'est pas déjà fait, cochez Override the Format Specified dans la procédure, puis choisissez HTML - Web Page.
  1. Cliquez sur ENREGISTRER ET FERMER&, puis sauvegardez l'horaire à cet emplacement : Mon contenu.

  2. Trouvez l'horaire dans le dossier Mon contenu, faites un clic droit dessus, puis sélectionnez EXÉCUTER.
  3. Assurez-vous que le message suivant s'affiche : « Procedure Ran Successfully ».

Consulter le journal

  1. Dans l'onglet Schedule Explorer, accédez à Contenu > [Nom de votre entreprise] > Mon contenu.
  2. Double-cliquez sur l'horaire associé à la leçon 12 Distribution des courriels - Rapports retournés

  3. Cliquez sur l’onglet RAPPORTS DE JOURNAUX. Il s'agit d'un outil très pratique pour le dépannage. Double-cliquez sur une entrée pour accéder au journal détaillé.

Prévisualiser le courriel

Vérifiez que votre courriel est formaté correctement. Vous pouvez créer un filtre sur votre rapport afin qu’il ne génère qu’un seul courriel chaque fois que vous l’exécutez manuellement. Vous pouvez ensuite tester les résultats sans les envoyer par courriel à l’ensemble de l’organisation.

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