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Éclatement des rapports ad hoc programmés par courriel

L’éclatement d’un rapport ad hoc planifié à l’aide de la distribution de courriels signifie que vous créez un horaire de rapport ad hoc qui tiendra compte de chaque personne associée aux enregistrements du rapport (responsable des dépenses/transactions, demandeur de factures, approbateur désigné ou groupe ou rôle désigné) et que vous envoyez un courriel contenant uniquement les données pertinentes du rapport à cette personne, à ses délégués et/ou au groupe ou rôle auquel ils appartiennent.

Vous devrez prendre les mesures suivantes pour vous assurer que ce fichier est envoyé correctement, avec des données précises :

  1. Ajoutez les champs ID ou Entité appropriés à votre rapport en tant que première dimension dans la section Par du volet Recherche. Cela indiquera à l’horaire à partir de quelle clé il devra éclater. Enregistrez votre rapport avec les modifications lorsque vous avez terminé.

  2. Mettez à jour le fichier de distribution, qui est une liste de destinataires possibles, afin que l’horaire sache à qui les courriels doivent être envoyés. Si vous ne l’avez pas déjà, vous devrez obtenir l’emplacement et le nom du fichier de distribution auprès de l’équipe d’assistance d'ANALYSE de Chrome River pour l’utiliser lors de la création de l’horaire.

  3. Définissez un horaire de messagerie ad hoc afin que le rapport soit envoyé à des utilisateurs spécifiques à un moment spécifique. Assurez-vous de vérifier les journaux de planification pour vous assurer que le fichier a été envoyé aux adresses courriel appropriées après avoir exécuté manuellement la planification la première fois. Les horaires suivants s’exécuteront automatiquement.

  4. Vérifiez votre courriel ou demandez à un autre utilisateur de vérifier son courriel pour vous assurer que le rapport a été reçu.

Chacune de ces étapes est expliquée en détail ci-dessous.

Passer en mode structuré

Tout d’abord, cliquez avec le bouton droit sur le nom de votre rapport et sélectionnez MODIFIER. Changez la vue en mode structuré.

Préparation de votre rapport pour la distribution en rafale

Tout rapport que vous souhaitez envoyer en rafale à des utilisateurs individuels doit avoir au moins une clé ou un champ ajouté comme première dimension ou champ dans le rapport. Vous pouvez les masquer pour ne pas les imprimer sur le rapport plus tard en cliquant avec le bouton droit sur le ou les champs et en sélectionnant VISIBILITÉ > MASQUER.

Voici plusieurs objectifs de distribution d’échantillons et les clés ou champs associés que vous devrez ajouter à votre rapport. Une fois que vous avez ajouté les ID ou la ou les clés correctes pour atteindre votre objectif, passez à la section Mise à jour de la distribution.

Vous voudrez développer tous les segments énumérés ci-dessous, mais réduire tous les autres segments ou catégories entre les deux lorsque vous allez faire défiler le volet de données vers le bas.

  • Rapport envoyé aux propriétaires de dépenses ou de transactions seulement OU aux propriétaires de dépenses ou de transactions et à leurs gestionnaires OU aux délégués des propriétaires de dépenses ou de transactions avec des données appartenant aux propriétaires :

  • Transaction (segment) ou En-tête (segment) > >Propriétaire (segment) > PERSONID (champ)

  • Rapport envoyé uniquement aux gestionnaires des propriétaires de dépenses ou de transactions avec des données appartenant à leurs subordonnés :

  • Transaction (segment) ou En-tête (segment) > >Propriétaire (segment) > REPORTSTOPERSONID (champ)

Les objectifs et champs suivants ne sont utilisables que si vous avez créé un rapport ad hoc à l’aide de l’objet de rapport Analyse des dépenses (Approbation/Acheminement) et que les autres objectifs ne correspondent pas à vos objectifs de distribution.

  • Rapport envoyé aux approbateurs assignés des rapports de dépenses OU aux approbateurs assignés et à leurs gestionnaires OU aux délégués des approbateurs assignés, avec des données appartenant aux rapports de dépenses en attente d’approbation des approbateurs assignés :

  • En-tête (Segment) > >Élément de ligne (Segment) > Étape élément de ligne> (Segment) > Approuver (Segment) > >PERSONID (Champ)

  • Rapport envoyé uniquement aux gestionnaires des approbateurs assignés, avec les données appartenant aux rapports de dépenses en attente d’approbation de leurs subordonnés :

  • En-tête (Segment) > >Élément de ligne (Segment) > Étape élément de ligne> (Segment) > Approuver (Segment) > >REPORTSTOPERSONID (Champ)

  • Rapport envoyé à tous les utilisateurs ayant des rôles/groupes assignés pour les rapports de dépenses assignés à ces rôles/groupes. Les trois premiers champs suivants doivent être ajoutés dans la section Par du volet Recherche, dans cet ordre :

  • En-tête (Segment) > Élément de ligne (Segment) > Étape élément de ligne > Nom du rôle (Champ)

  • En-tête (Segment) > Élément de ligne (Segment) > Étape élément de ligne (Segment) > Code de type d’entité (Champ)

  • En-tête (Segment) > Élément de ligne (Segment) > Étape élément de ligne (Segment) > Code d'entité (Champ)

Les objectifs et champs suivants sont uniquement si vous avez utilisé l’un des objets de rapport Facture ad hoc pour créer votre rapport ad hoc.

  • Rapport envoyé aux propriétaires de la demande de facture OU aux propriétaires de la demande de facture et à leurs gestionnaires OU aux délégués des propriétaires de la demande de facture avec des données appartenant aux propriétaires :

  • En-tête de facture (Segment) > >Demandeur de facture (Segment) > PERSONID (Champ)

  • Rapport envoyé aux approbateurs assignés des factures OU aux approbateurs assignés et à leurs gestionnaires OU aux délégués des approbateurs assignés avec des données appartenant aux factures en attente d’approbation des approbateurs assignés :

  • En-tête de facture (Segment) Acheminement de facture > (Segment) Personne attribuée > PERSONID (Champ)

  • Rapport envoyé uniquement aux gestionnaires des approbateurs assignés, avec les données appartenant aux factures en attente d’approbation de leurs subordonnés :

  • En-tête de facture (Segment) Acheminement de facture > (Segment) Personne attribuée > (Segment) > REPORTSTOPERSONID (Champ)

  • Rapport envoyé à tous les utilisateurs des rôles/groupes assignés pour les factures assignées pour approbation par ces utilisateurs dans ces rôles. Les trois premiers champs suivants doivent être ajoutés dans la section Par du volet Recherche, dans cet ordre :

  • En-tête de facture (Segment) >Acheminement de facture > (Segment) Nom du rôle > (Champ)

  • En-tête de facture (Segment) >Acheminement de facture > (Segment) Code de type d’entité > (Champ)

  • En-tête de facture (Segment) >Acheminement de facture > (Segment) Code d’entité > (Champ)

Mettre à jour les fichiers de distribution via les pilotes

Un fichier de distribution est une liste d’utilisateurs appartenant à l’un des quatre groupes suivants : Délégués, Routage de groupe, Propriétaires et Propriétaires + Rapports à (Gestionnaire).

Afin de mettre à jour un fichier de distribution avec les dernières informations d'utilisateurs, vous devez exécuter son pilote de distribution correspondant. Assurez-vous d’exécuter le pilote régulièrement afin qu’il soit mis à jour avec les utilisateurs actuels dans le système. Les quatre pilotes suivants correspondent aux quatre choix de fichiers de distribution:

  • Delegates : Fait une mise à jour de la liste des délégués.

  • Group Routing : Fait une mise à jour de la liste des membres du groupe approuvé.

  • Propriétaires : Met à jour la liste des propriétaires de dépenses, des utilisateurs assignés ou des demandeurs de factures. (À utiliser avec les rapports qui doivent être envoyés uniquement aux responsables des dépenses, aux gestionnaires, aux demandeurs de factures ou aux approbateurs désignés.)

  • Propriétaires + subordonnés à (gestionnaire) : Met à jour la liste qui comprend les propriétaires de dépenses et leurs gestionnaires directs (c.-à-d., « subordonnés à »). (À utiliser avec les rapports qui doivent être envoyés aux propriétaires/demandeurs/approbateurs assignés et à leurs gestionnaires.

Suivez ces étapes pour exécuter le pilote correspondant au fichier de distribution que vous souhaitez mettre à jour.

  1. Accédez à l’onglet Tableau de bord Analyses > >RAPPORTS AD HOC.

  2. Sélectionnez ESPACES DE TRAVAIL > RAPPORTS STANDARDS > PILOTES.

  3. Selon le fichier de distribution que vous souhaitez mettre à jour, cliquez avec le bouton droit sur MISE À JOUR DU FICHIER DE DISTRIBUTION - PROPRIÉTAIRES, MISE À JOUR DE LA LISTE DE DISTRIBUTION - ROUTAGE DE GROUPE, MISE À JOUR DU FICHIER DE DISTRIBUTION - DÉLÉGUÉS ou MISE À JOUR DU FICHIER DE DISTRIBUTION - PROPRIÉTAIRES + RAPPORTS À (GESTIONNAIRE).

  4. Sélectionnez EXÉCUTER.
  5. Assurez-vous de voir le message « Liste de distribution créée avec succès! »

 

Si vous le souhaitez, vous pouvez exécuter un fichier pilote automatiquement en joignant un horaire et en l’enregistrant dans le dossier Mon contenu. La récurrence suggérée est « Quotidiennement », et le destinataire suggéré est no-reply@chromeriver.com, car les résultats du fichier pilote n’ont pas besoin d’être envoyés à un utilisateur.

Exécuter le rapport des courriels

Pour déclencher un courriel, vous devez planifier le rapport. Avant de commencer, vous devrez soumettre une demande via le Service d’assistance de Chrome River pour obtenir le nom de fichier de distribution de votre entreprise pour l’étape 4, ci-dessous.

  1. Accédez à l’onglet Tableau de bord Analyses > >RAPPORTS AD HOC.

  2. Sélectionnez ESPACES DE TRAVAIL >> [Nom de votre entreprise] > >MON CONTENU.

  3. Faites un clic droit sur le nom de votre rapport et sélectionnez HORAIRE > COURRIEL.

  1. Cliquez sur l’onglet DISTRIBUTION et sélectionnez ou saisissez les informations suivantes.

  2. Type : Type : sélectionnez « Fichier de distribution ». Un fichier d'envoi sera créé par Chrome River pour votre entreprise afin de vous permettre de planifier l'envoi d'un rapport en particulier à tous les utilisateurs de Chrome River de votre entreprise.

  3. À : Saisissez le nom du fichier d'envoi. (p. ex. /var/reporting/distribution/A948_www.tcc.com.txt) Cela est unique à votre organisation.

  4. Si vous n’avez pas encore le nom, envoyez une demande via le service d’assistance de Chrome River.

  5. Assurez-vous de spécifier le nom de fichier de distribution dont vous avez besoin : Délégués, Routage de groupe, Propriétaires ou Propriétaires + Rapports à.

  6. CC : laissez ce champ vide à moins que vous ne souhaitiez qu’un utilisateur particulier soit envoyé par courriel à chaque rapport partitionné qui est envoyé à chaque utilisateur de votre entreprise.

  7. De : Depuis : choisissez le nom d’affichage. Exemple : « Expense Management Department ».

  8. Adresse de réponse : nous recommandons no-reply@chromeriver.com

  9. Objet : Sujet : décrivez le contenu du rapport pour les destinataires. Exemple : « Your Returned Expense Reports ».

  10. Envoyer l'information par courriel : vous pouvez envoyer votre rapport en pièce jointe, mais nous sélectionnerons « Envoyer le rapport en tant que message intégré » afin que les gens le lisent!

  1. Cliquez sur l'onglet TÂCHE.

  2. Cochez la case BURST REPORT. Cela permettra d'envoyer chaque ligne à la personne qui lui est associée. Sinon, tous les membres de la liste de distribution obtiendront chaque ligne du rapport.

  3. Si elle n’est pas déjà sélectionnée, cochez REMPLACER LE FORMAT SPÉCIFIÉ et choisissez « HTML - Page Web ».

  1. Cliquez sur l’onglet RÉCURRENCE.

  2. Choisissez le bouton radio approprié dans la section Paramètres pour désigner la fréquence à laquelle l’horaire doit s’exécuter.

  3. Choisissez un fuseau horaire.

  4. Définissez l’heure à laquelle l’horaire doit commencer à fonctionner en fonction de la récurrence que vous avez choisie dans la section Paramètres. Laissez la section Fin telle quelle.

  5. Cliquez sur ENREGISTRER ET FERMER&, puis sauvegardez l'horaire à cet emplacement : Mon contenu.

  1. Vous devez maintenant exécuter manuellement l’horaire pour le vérifier. Trouvez l'horaire dans le dossier Mon contenu, faites un clic droit dessus, puis sélectionnez EXÉCUTER.

  2. Assurez-vous de voir le message « L’horaire a été soumis pour exécution... ».

Consulter le journal

1. Dans l’onglet Explorateur d’horaire, sélectionnez ESPACES DE TRAVAIL >> [Nom de votre entreprise] > >MON CONTENU.

2. Double-cliquez sur l’horaire du rapport que vous avez enregistré.

3. Cliquez sur l’onglet RAPPORTS DE JOURNAUX. Double-cliquez sur une entrée pour accéder au journal détaillé. Il s'agit d'un outil très pratique pour le dépannage.

Prévisualiser le courriel

Après avoir exécuté manuellement le rapport pour la première fois, trouvez la notification par courriel correspondante dans vos courriels pour vérifier qu’il est correctement formaté. Vous pouvez créer un filtre sur votre rapport afin qu’il ne génère qu’un seul courriel chaque fois que vous l’exécutez manuellement. Vous pouvez ensuite tester les résultats sans les envoyer par courriel à l’ensemble de l’organisation.

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