Approuver les bons de commande

Si vous faites partie du processus d'approbation et que des bons de commande sont en attente de votre approbation, une barre de notification jaune s'affiche sur votre tableau de bord. Vous pouvez approuver ou renvoyer les bons de commande à partir de l'application ou par courriel.

Accéder aux approbations

Sur l'écran d’accueil, cliquez sur le nombre de bons de commande en attente de votre approbation à apporter au tableau de bord d’approbation.

De n’importe où ailleurs dans l’application, cliquez sur MENU dans le coin supérieur gauche, puis cliquez sur BON DE COMMANDE dans la liste Approbations. Le cercle jaune indique le nombre d'approbations en attente.

Vous pouvez immédiatement approuver ou renvoyer un bon de commande directement à partir de l'écran « Approvals Needed ».

[1] Cliquez sur un bon de commande dans la liste pour afficher un aperçu.

[2] Appuyez sur le bouton SOUMETTRE et choisissez RENVOYER ou APPROUVER.

Trier et filtrer les approbations

La liste des approbations requises affiche tous les bons de commande en attente de votre approbation.

• Utilisez le bouton TRIER dans le coin supérieur droit pour trier la liste par date, numéro de bon de commande, montant ou fournisseur.
• La fonction TRIER vous donne également accès à des filtres. Vous pouvez filtrer les résultats selon les différents critères déterminés par votre organisation.
• Cette icône indique un bon de commande créé avec un fournisseur temporaire.

Selon la configuration de votre organisation, il se peut que vous puissiez approuver ou renvoyer des bons de commande en lots directement à partir du tableau de bord d'approbation, en cochant les cases de multiples bons de commande et en cliquant sur ENVOYER, puis sur APPROUVER ou RENVOYER.

Accéder à un bon de commande

Cliquez sur un bon de commande dans la liste des approbations requises pour en avoir un aperçu, puis cliquez sur MODIFIER dans le coin supérieur gauche de l'aperçu pour modifier les détails avant l'approbation ou le renvoi.

• Selon la configuration établie pour votre organisation, vous pourriez n’être en mesure que d’ajouter des commentaires ou une image avant l’approbation ou le renvoi.

Si vous sélectionnez l'option ENREGISTRER, vos changements seront enregistrés sans que le bon de commande ne soit approuvé ou renvoyé.

Approuver dans l'application

Sélectionnez ENVOYER, puis APPROUVER.

Votre organisation déterminera si vous avez la possibilité de sélectionner un réviseur supplémentaire dans la liste déroulante et si un commentaire est facultatif. Cliquez sur APPROUVER.

Renvoi dans l'application

Sélectionnez ENVOYER, puis RENVOYER.

Vous devrez choisir la personne ou le groupe à qui vous souhaitez renvoyer le bon de commande. Saisissez le commentaire de retour requis et cliquez sur RETOURNER pour renvoyer le bon de commande.

Autres actions d’approbation

Utilisez les boutons en haut de l'écran de prévisualisation pour accéder à d'autres actions.

• Notez que certaines actions peuvent se trouver sous le bouton à trois points.

• Suivi : suivez le parcours complet du bon de commande au cours du processus d'approbation.
• PDF : cliquez sur la flèche pour voir les différentes versions du rapport en format PDF du bon de commande :
• Rapport du bon de commande
• Rapport complet
• Bon de commande antérieur :voir les bons de commande antérieurs connexes.
• Audit affichez l'historique de vérification du bon de commande.

Approuver ou renvoyer par courriel

Vous recevrez également une notification par courriel pour chaque bon de commande qui nécessite votre approbation.

Vous pouvez ACCEPTER les bons de commande ou les RENVOYER à la personne les ayant créés, avec des questions ou des commentaires, simplement en les transférant par courriel. Ceci peut être effectué à partir de n'importe quels système et logiciel de courriel, dont ceux pour les appareils mobiles et les tablettes.

• Accepter : transfère le courriel de bon de commande que vous avez reçu à approve@chromefile.com.
• Retour : transfère le courriel de bon de commande que vous avez reçu à return@chromefile.com.

Tout commentaire saisi dans le courriel transféré sera automatiquement inséré dans la section Notes du bon de commande.