Formater manuellement les données de factures électroniques

Si vos fournisseurs vous transmettent un fichier de données de facture électronique qui ne peut pas être formaté automatiquement à l'aide d'un modèle créé dans l'outil de mise en correspondance, ces données doivent être reformatées manuellement et enregistrées dans un fichier pour que Chrome River puisse les traiter.

Lignes directrices

• Les données de chaque ligne d'élément doivent avoir leur propre ligne dans le fichier texte.
• La première ligne du fichier texte doit comprendre les noms des colonnes.
• Les noms des colonnes doivent être séparés par une barre verticale « | ».
• À noter que le nom de la dernière colonne doit être suivi d'une barre verticale.

Pour obtenir plus de détails, consultez l'onglet Batch eInvoice du document Spécifications du flux de données de Chrome River.

Exemple de modèle

Si vous le souhaitez, vous pouvez télécharger le modèle suivant pour concaténer les données des fournisseurs, puis copier et coller ces données dans un fichier texte.

• Note : Les utilisateurs d'Internet Explorer doivent cliquer avec le bouton droit de la souris sur le lien, sélectionner « SAVE TARGET AS... » et ajouter l'extension « .xls » au nom du fichier afin de visualiser le modèle.

eInvoice Data Feed Template.xls

1. Saisissez les données d'en-tête fournisseur telles que « CustomerCode », « VendorUniqueID », « LineItemNumber » dans les cellules appropriées sous les colonnes vertes.

• Les colonnes obligatoires sont marquées Oui.

2 Saisissez les données de ligne d'élément dans les cellules sous les colonnes bleues. Chaque ligne d'élément doit avoir sa propre ligne.

• Dans le cas des factures comportant plusieurs lignes, copiez et collez, pour chaque ligne, les mêmes données d'en-tête dans les cellules situées sous les colonnes vertes.

3 Saisissez les données d'en-tête fournisseur telles que « CustomerCode », « VendorUniqueID », « LineItemNumber » dans les cellules appropriées sous les colonnes vertes.

4. Vous obtiendrez ainsi une longue chaîne du format approprié. Copiez le contenu de la colonne AZ pour chaque ligne d'élément et collez-le dans le fichier texte sous la première ligne.

Téléversement des données de facturation électronique

Une fois le fichier texte créé, vous devrez le compresser en un fichier ZIP, en suivant les instructions de l'onglet Batch eInvoice du document Spécifications du flux de données. Soumettez le fichier ZIP sur le site FTP de votre client au niveau Fichiers, en suivant les instructions de la section « File Transfer » de l'onglet File Specs des spécifications du flux de données.

Joindre des images

Vous pouvez joindre des images à vos factures électroniques en incluant des fichiers PDF ne dépassant pas 10 Mo chacun dans le fichier ZIP que vous téléversez.

1. Dans la colonne PDFFilename du fichier texte, entrez le nom du fichier PDF (p. ex. InvoiceImage.pdf) correspondant à chaque facture.

2 Incluez les fichiers PDF et le fichier texte dans le fichier ZIP que vous créez en vue du téléversement dans Chrome River. Une fois la création réussie, l'image sera automatiquement ajoutée au dossier de la facture.

Vous pouvez également y ajouter des images à votre dossier de facture après sa création, comme vous pouvez le faire avec tout autre dossier de facture.