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Gestion des factures

Le tableau de bord Invoice Management permet aux utilisateurs bénéficiant des autorisations appropriées d'afficher les factures et de les gérer.

Grille de gestion des factures

Cliquez sur le bouton MENU dans le coin supérieur gauche, puis cliquez sur GESTION DES FACTURES.

  • Remarque : Seuls les utilisateurs d'appareils à écran large ont acc`ès à la gestion des factures; les éléments du menu ne s'afficheront pas sur les appareils mobiles à écran étroit.

Le tableau de bord Invoice Management s'affichera.

En-têtes des colonnes

Pour trier la liste de factures selon ce critère, cliquez sur l'en-tête de la colonne.

  • Nom du fournisseur
  • Type de fournisseur
  • No facture
  • Date de la facture
  • Montant : Cliquez sur l'icône entonnoir pour filtrer les factures selon le montant.
  • Assigné à
  • Attribué le
  • Statut
  • Urgent
  • Pièce jointe
  • Avertissement
  • Garé

Pour regrouper les factures d'une colonne, vous pouvez glisser l'en-tête de la colonne dans la barre bleue située dans le haut de l'écran. Pour supprimer le groupe, cliquez sur X à côté du nom de l'en-tête de la colonne.

Recherchez des factures

Utilisez la boîte de texte dans le coin supérieur gauche pour rechercher des factures par numéro ou par ID de facture.

Sélectionnez RECHERCHE AVANCÉE pour effectuer une recherche détaillée sur les renseignements d'une facture, son état, son traitement particulier ou le personnel qui s'y rattache.

  • Pour inclure les fournisseurs inactifs dans les résultats de la recherche, un administrateur disposant des autorisations appropriées doit activer la fonctionnalité. Consultez la section « Facture – Inclure les fournisseurs inactifs dans la recherche de la gestion des factures » de la section de l’écran administrateur des préférences du client.

Vous pouvez utiliser le curseur à la droite pour faire défiler les options de recherche ou utiliser les onglets de gauche pour vous rendre automatiquement à l'option de recherche voulue. Cliquez ensuite sur RECHERCHER.

L’onglet Informations de la facture vous permet d’effectuer une recherche par fournisseur, par numéro de facture, par date de facture et à n’importe quel endroit de la description de la facture.

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L'onglet Traitement particulier vous permet de rechercher parmi plusieurs options de traitement particulier de plusieurs factures de façon simultanée.

L'onglet État vous permet de rechercher parmi les statuts de plusieurs factures de façon simultanée.

Recherches enregistrées

Vous pouvez également cliquer sur ENREGISTRER pour sauvegarder les paramètres de recherche voulus en vue d'une utilisation ultérieure. Une fenêtre surgissante vous demandera de nommer la recherche. Cliquez ensuite à nouveau sur ENREGISTRER.

Pour accéder à une recherche sauvegardée, cliquez sur RECHERCHE ENREGISTRÉE dans le haut du tableau de bord Invoice Management, puis sélectionnez la recherche désirée dans la liste.

  • Utilisez l'icône de crayon pour modifier une recherche enregistrée.
  • Utilisez l'icône affichant un A souligné pour renommer la recherche enregistrée.
  • Utilisez l'icône corbeille pour supprimer la recherche enregistrée.

Aperçu des dépenses

Cliquez une fois sur une facture dans la liste pour ouvrir un aperçu. Dans l’aperçu, cliquez sur PRÉVISUALISER ou sur SUIVANT pour parcourir les aperçus des autres factures sur le tableau de bord. Cliquez sur la flèche arrière en haut à gauche pour revenir au tableau de bord de gestion des factures.

Vous pouvez effectuer plusieurs actions directement depuis l'aperçu :

  • Images : cliquez sur cette action pour afficher toutes les images jointes à la facture.
  • PDF : cliquez sur cette action pour afficher la page couverture, le rapport complet (facture) ou le rapport complet (facture) avec image.
  • Modifier : permet d’ouvrir la facture pour la modifier.
  • Envoyer : renvoyer ou approuver la facture. Pour connaître tous les détails, consultez la section Approuver des factures.

Cliquez sur l'icône des points de suspension pour avoir accès à des actions supplémentaires :

  • Supprimer : Supprimer la facture.
  • Suivi : voir où se situe la facture dans le processus d’approbation. Pour connaître tous les détails, consultez la section Suivi du routage de facture.

Modifier la facture

Cochez la boîte à côté de la facture voulue, puis cliquez sur MODIFIER.

Attribuer les factures

Cochez la boîte située à côté des factures que vous voulez attribuer à un approbateur ou à un groupe précis, puis cliquez sur ATTRIBUER.

Choisissez l'approbateur ou le groupe voulu à partir du menu déroulant, entrez un commentaire si cela est nécessaire, puis cliquez sur ATTRIBUER.

Annuler ou supprimer une facture

Pour obtenir des renseignements complets sur l'annulation ou la suppression d'une facture, et sur la différence entre ces deux actions, consultez Annuler ou supprimer une facture.

Configurer les codes d’annulation de facture

Les administrateurs peuvent utiliser Écran d'administration des entités pour créer, modifier et supprimer les codes de motif d’annulation de facture qui apparaissent dans la liste déroulante de l’écran contextuel Annuler la facture.

[1] Cliquez sur PARAMÈTRES ADMINISTRATEUR > DONNÉES DE RÉFÉRENCE > ENTITÉS.

[2] Recherchez « Annuler la facture » dans la liste Types d’entités.

  • Si le type d’entité n’existe pas encore, cliquez sur le bouton bleu plus pour en créer un nouveau avec ces paramètres:

  • Nom : Annuler la facture

  • Description : Motif d’annulation de facture

  • Code : InvoiceCancelReason

  • Utilisez le menu déroulant Ordre de tri pour modifier l’ordre dans lequel ce type d’entité figurera dans la liste.

    • Vous pouvez trier par nom d’entité, code d’entité ou ordre de tri.

    Si votre organisation envoie un flux de données de type d’entité, il écrasera vos types d’entité actuels et toutes les entités associées. Pour éviter que des types d’entités particuliers ne soient écrasés, cochez la case Ne pas supprimer (depuis le flux) pour chaque type d’entité.

    • Dans la fenêtre contextuelle « Souhaitez-vous mettre à jour tous les indicateurs "Ne pas supprimer" pour tous les éléments appartenant à ce type d’entité, afin que ceux-ci correspondent à votre sélection "Ne pas supprimer" au niveau des types d’entité? », sélectionnez APPLIQUER.
  • Cochez la case CHARGEMENT LORS DE LA CONNEXION.

  • Cliquez sur ENREGISTRER.

[3] Dans la section Entités du type d’entité Annuler la facture, cliquez sur le bouton bleu plus pour créer de nouveaux codes.

Saisissez le nom (le motif d’annulation qui apparaîtra à l’écran), le code et l’ordre de tri, puis cliquez sur ENREGISTRER.

[4] Pour modifier ou supprimer un code existant, sélectionnez-le dans la liste Entités et cliquez sur SUPPRIMER ou MODIFIER.

Télécharger des factures dans Excel

Vous pouvez télécharger une ou plusieurs factures en un seul fichier Microsoft Excel. Sélectionnez les factures désirées, puis cliquez sur le bouton de téléchargement pour choisir l'endroit où vous voulez enregistrer le fichier.

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