Spécifications des images jointes aux factures

Chrome River offre aux utilisateurs une multitude d'options pour joindre des images à une facture. Les utilisateurs peuvent soumettre des images directement à partir de l'application, par courriel ou par télécopieur. Chaque fichier d'image doit respecter les exigences suivantes.

Joindre des images au moyen d'INVOICE de Chrome River

L'application Chrome River permet aux utilisateurs de téléverser des images de factures en format JPG, PNG ou PDF. La taille maximale d'un fichier individuel est de 10 Mo. Si vous désirez joindre un document PDF dont la taille excède 10 Mo, veuillez le fractionner ou l'envoyer par courriel ou télécopieur. La taille totale de toutes les images jointes à une facture donnée ne doit pas dépasser 100 Mo.

Pour des renseignements détaillés quant au téléversement d'images à partir de l'application Chrome River, veuillez consulter Ajouter des images à une facture.

Joindre des images pour OCR VISION

• Les utilisateurs peuvent téléverser des images de factures en format JPG, PNG ou PDF.
• La taille maximale d'un fichier individuel est de 10 Mo.
• Les courriels peuvent contenir plusieurs pièces jointes, jusqu'à 100 Mo.
• Seules les données des quatre premières pages de la pièce jointe sont extraites, mais toutes les pages apparaissent en pièces jointes.
• Les fichiers PDF protégés par un mot de passe ne peuvent être traités.

Joindre des images par télécopieur ou par courriel

Les utilisateurs peuvent également choisir de joindre des images de factures par télécopie ou par courriel, ce qui leur permet de contourner la limite de taille des images téléversées au moyen de l'application. C'est également la seule façon de soumettre des images en format de fichier TIFF. La page couverture de Chrome River comportant un code de rapport QR unique doit être incluse comme première page, précédant l'image.

Les utilisateurs peuvent envoyer les images de plusieurs factures simultanément en plaçant la page couverture de Chrome River de chaque facture au début du groupe d'images correspondant, selon l'ordre suivant : page couverture A, image A, page couverture B, image B, etc.

Pour des renseignements détaillés quant au téléversement d'images par télécopieur ou par courriel, veuillez consulter Ajouter des images à une facture.

Dépannage

Échecs d'envoi :

les reçus télécopiés ou envoyés par courriel ont déclenché un message indiquant que l'envoi a réussi ou échoué. Si l'envoi a échoué, le courriel en indique la raison, comme l'absence de page couverture ou un code QR illisible.

Échec de téléchargement du fichier joint :

Échec de la pièce jointe : il arrive occasionnellement que l'image d'une facture ne se joint pas correctement au courriel. Le cas échéant, l'application renverra le fichier par courriel à l'auteur de l'envoi ou bien à l'administrateur de l'entreprise. Si le fichier excède 10 Mo, il ne sera pas joint au courriel.

Problèmes de code QR :

Si la mise en forme d'une image renvoyée semble correcte, assurez-vous que le code QR est bien visible et que rien ne l'obstrue. Dans certains cas, le code QR peut contenir une quantité importante de « bruit », c'est-à-dire une variation de la luminosité ou de l'information de couleur dans une image qui apparaît aléatoirement sous forme de pixels noirs ou blancs. Si le code QR ne peut être lu par le logiciel de Chrome River, il se peut que le fichier soit rejeté.

Ce problème peut habituellement être résolu en numérisant ou en imprimant à nouveau la page couverture et les images de facture à l'aide d'une résolution plus élevée. Pour ce faire, choisissez « fine » dans les paramètres de qualité. Les paramètres recommandés par Chrome River sont le noir et blanc, 300 ppp, et les types de fichiers acceptés sont JPG, PNG, OFD et PDF.

Problèmes OCR Vision :

• En cas d'échec du téléchargement en raison du mauvaise qualité de l'image, vous recevez la notification suivante : « Nous n'avons pas été en mesure d'extraire les données de l'image de la facture. Veuillez télécharger une image de meilleure qualité ou supprimer la pièce jointe de la facture pour ensuite la modifier manuellement. »
• En cas d'annulation du téléchargement pour cause de dépassement de délai, vous recevez la notification suivante : « La ROC de la facture a été annulée en raison du délai de traitement trop long. Réessayez de joindre la facture ou retirez la pièce jointe pour ensuite la modifier manuellement. »

Dans ce cas-là, vous ne pourrez ni éditer, ni envoyer la facture avant que la pièce jointe ne soit supprimée ou remplacée.