Créer des factures via Emburse Enterprise CAPTURE

Emburse Enterprise CAPTURE automatise le processus de réception, de traitement, de numérisation et d’entrée de données pour toutes les factures provenant des fournisseurs de votre entreprise. En complément de l’application INVOICE de Emburse Enterprise, ce service élimine le traitement manuel des factures et offre une efficacité accrue qui permet de réduire les coûts.

Avec Emburse Enterprise CAPTURE, vos fournisseurs n’ont qu’à envoyer leurs factures à une boîte postale ou à une adresse courriel dédiée, et CAPTURE se charge du reste. Toutes les factures sont rassemblées puis transférées au centre de traitement sécurisé, pour ensuite être ouvertes, libérées de tout document non pertinent et numérisées. Si CAPTURE reçoit un courriel d’un fournisseur qui ne contient pas de facture valide en format PDF, vous recevrez un courriel d’avertissement afin que vous puissiez informer le fournisseur de ce fichier non valide.

Une fois que la facture a été enregistrée sous forme d’image électronique, l’extraction des données commence. Au moyen de la reconnaissance optique de caractères (ROC), les données clés de la facture, qui comprennent entre autres le fournisseur, la date de facturation, le montant, la devise et le demandeur, sont extraites automatiquement du document, puis enregistrées. Si votre organisation utilise la fonctionnalité du modèle par défaut de Emburse Enterprise, des lignes d’élément peuvent être créées automatiquement au cours du processus CAPTURE. Les règles standard d’extraction de données sont utilisées afin de garantir la qualité et la fiabilité. Un double processus de contrôle de la qualité comportant une vérification automatisée et une vérification humaine permet d’atteindre un taux d’exactitude de 99,5 %. Les données extraites sont ensuite enregistrées avec l’image de la facture originale.

Après les étapes de traitement de CAPTURE, vos factures sont envoyées directement et en toute sécurité au service INVOICE de Emburse Enterprise dans la journée suivant la réception. Les étapes initiales de routage automatique peuvent aussi être lancées afin que vos factures soient immédiatement envoyées au bon administrateur ou aux bons approbateurs pour être traitées rapidement. Le centre de traitement CAPTURE stockera vos factures en toute sécurité pendant 30 jours avant de les détruire.

Pour ajouter Emburse Enterprise CAPTURE, envoyez une demande par l’intermédiaire du Centre d’assistance de Emburse Enterprise.