Approuver des factures dans Chrome River ou par e-mail

Si vous faites partie du processus d’approbation et que des factures sont en attente de votre approbation, une barre de notification jaune s’affiche sur votre tableau de bord. Vous pouvez approuver ou renvoyer les factures à partir de l’application ou par e-mail.

Accéder aux approbations

Sur le tableau de bord, cliquez sur le nombre de factures en attente d’approbation à apporter au tableau de bord d’approbation.

De n’importe où ailleurs dans l’application, cliquez sur MENU dans le coin supérieur gauche, puis cliquez sur FACTURE dans la liste Approbations. Le cercle jaune indique le nombre d’approbations en attente.

Vous pouvez immédiatement approuver ou renvoyer une facture directement à partir de l’écran « Approvals Needed ».

1. Cliquer sur une facture dans la liste pour afficher un aperçu.

2. Appuyez sur le bouton SOUMETTRE et choisissez RENVOYER ou APPROUVER.

Indicateur d’approbation en temps réel

Si vous êtes membre d’un groupe de vérification d’approbations, vous verrez une étiquette de statut « Examen en cours » sur les factures qui sont actuellement examinées par au moins un autre membre du groupe. L’étiquette restera jusqu’à ce que le dernier approbateur l’ait fermée.

Le résumé de facture affichera les noms des autres approbateurs qui examinent actuellement cette facture. Si la liste est très longue, vous devrez cliquer sur le lien « [Nom] & plus d’utilisateurs » pour voir tous les noms.

Trier et filtrer les approbations

La liste des approbations requises affiche toutes les factures en attente de votre approbation.

• Utilisez le bouton TRIER dans le coin supérieur droit pour afficher la liste par date, numéro de facture, fournisseur, demandeur ou montant de la facture.
• La fonction TRIER vous donne également accès à des filtres. Vous pouvez filtrer les résultats selon les différents critères déterminés par votre organisation.
• L’icône de la flèche qui pointe vers l’arrière indique une facture qui a été renvoyée.

Selon la configuration de votre organisation, il se peut que vous puissiez approuver ou renvoyer des factures en lots directement à partir du tableau de bord pour l’approbation des factures, en cochant les cases de multiples factures et en cliquant sur ENVOYER, puis sur APPROUVER ou RENVOI.

Créer un filtre personnalisé

1. Cliquez sur CRÉER UN NOUVEAU FILTRE dans la liste déroulante Trier.

2. Donnez un nom au filtre.

3. Sous Règles de filtre, cliquez sur AJOUTER UN TYPE DE FILTRE pour sélectionner parmi les options de filtre.

• Assigné directement à moi : affiche uniquement les factures qui vous ont été attribuées directement, en éliminant les factures attribuées par routage de groupe.

• Attribué à l’entité : affiche uniquement les factures attribuées à un groupe précis, sur la base de trois variables : rôles, types d’entités et entités.

• Attribué au fournisseur : affiche uniquement les factures pour un fournisseur précis.

4. Sélectionnez les critères souhaités pour votre filtre et cliquez sur ENREGISTRER.

Accéder à la facture

Double-cliquez sur une facture dans la liste Approbations requises pour l’ouvrir, ou cliquez sur MODIFIER dans le coin supérieur gauche de l’aperçu.

Cliquez sur MODIFIER pour modifier les détails d’une facture avant l’approbation ou le retour. Selon la configuration établie pour votre organisation, vous pourriez n’être en mesure que d’ajouter des commentaires ou une image avant l’approbation ou le renvoi.

Vous pouvez trier la liste des lignes de poste par attribution, ce qui facilite la recherche et l’approbation des lignes de factures pertinentes avec plusieurs attributions.

Une icône indique les lignes de poste qui vous sont attribuées pour approbation.

Une date rouge devant le numéro d’attribution d’une ligne de poste indique que l’attribution a été fermée ce jour-là et nécessite une attention particulière.

Cliquez sur ENREGISTRER pour enregistrer vos modifications sans approuver ou renvoyer la facture.

Approuver une facture

Sélectionnez ENVOYER, puis APPROUVER.

Vous pourrez choisir de sélectionner un réviseur supplémentaire à partir de la liste déroulante, et de laisser un commentaire, si vous le souhaitez. Cliquez ensuite sur APPROUVER.

Renvoyer une facture

Sélectionnez ENVOYER, puis RENVOYER.

Vous devrez choisir la personne ou le groupe à qui vous souhaitez renvoyer la facture.

Saisissez le commentaire de retour requis. Si vous le souhaitez, vous pouvez cocher la case pour effacer toutes les allocations lorsque la facture est retournée. Cliquez ensuite sur RETOUR pour renvoyer la facture.

Autres actions d’approbation

Selon la taille de votre écran, certaines de ces options peuvent être affichées sous forme de boutons en haut ou sous le menu TROIS POINTS.

Le bouton IMAGES vous permettra de voir toutes les images jointes à la facture.

Le bouton PDF vous donne la possibilité d’afficher le rapport PDF complet de la facture ou le rapport PDF complet avec des images.

Cliquez sur le bouton TROIS POINTS pour accéder aux fonctionnalités non visibles en haut.

Cliquez sur VÉRIFIER pour voir toutes les mesures qui ont été prises sur la facture.

Utilisez les menus déroulants pour affiner les résultats de l’historique d’audit par utilisateur, champs d’en-tête ou champs de ligne de poste.

Cliquez sur SUIVI pour voir le chemin complet de la facture tout au long du processus d’acheminement de l’approbation. Cliquez sur AFFICHER LES PRÉVISIONS pour voir les étapes d’acheminement futures de la facture.

Approuver ou renvoyer par e-mail

Vous recevrez également une notification par e-mail pour chaque facture qui nécessite votre approbation.

• Cliquez sur le lien AFFICHER LES IMAGES pour afficher l’image de la facture originale. Vous devrez vous connecter à l’application Chrome River si vous n’êtes pas déjà connecté(e) au même navigateur.

Vous pouvez ACCEPTER les factures à payer ou les RENVOYER à la personne les ayant créées, avec des questions ou des commentaires, simplement en les transférant par e-mail. Ceci peut être effectué à partir de n’importe quels système et logiciel d’e-mail, dont ceux pour les appareils mobiles et les tablettes.

• Accepter : transfère l’e-mail de facturation que vous avez reçu à approve@chromefile.com.
• Retour : transfère l’e-mail de facturation que vous avez reçu à return@chromefile.com.

Tout commentaire saisi dans l’e-mail transféré sera automatiquement inséré dans la section Notes de la facture. Cependant, la seule façon d’effacer les allocations sur une facture est d’initier le retour depuis l’application Chrome River (voir Retourner une facture, ci-dessus).

Fonction d’approbation de l’observateur

Chrome River permet à ses clients d’autoriser certains utilisateurs à suivre la progression de factures précises dans le process d’approbation. Selon les critères établis par votre organisation, certains utilisateurs pourraient recevoir une copie des notifications de l’e-mail d’approbation. Ils recevront ainsi les mêmes notifications reçues par un approbateur; par contre, les boutons APPROUVER et RENVOYER ne s'afficheront pas pour eux. Si vous souhaitez mettre en place cette nouveauté pour votre organisation, communiquez avec nous via le Service d’assistance de Chrome River.