Préapprobation dans Chrome River ou par courriel

Les approbateurs concernés peuvent préapprouver des dépenses de deux façons : par courriel, ou dans le tableau de bord « Approbation » de l’application.

Notez que les pré-approbations ne peuvent être approuvées ou retournées. Il n’est pas possible pour les approbateurs de les ajuster.

Approbation par courriel

Chrome River vous enverra un courriel contenant toutes les demandes de préapprobation qui s’adressent à vous. Vous pouvez approuver les dépenses ou les renvoyer au demandeur avec des questions ou des commentaires. Il suffit de transférer le courriel. Des instructions sont comprises dans le courriel.

Si votre compte est configuré pour recevoir des courriels HTML, vous pouvez approuver les dépenses ou les retourner au demandeur avec des questions ou des commentaires en cliquant sur les boutons ACCEPTER ou RETOURNER dans le courriel lui-même.

Approbation dans l’application

[1] Dans le ruban Approbations du tableau de bord, cliquez sur PRÉAPPROBATIONS.

Vous pouvez également accéder à vos approbations en cliquant sur le bouton MENU et en sélectionnant PRÉAPPROBATION. Le cercle jaune indique le nombre de demandes en attente.

[2] La liste des approbations requises contient toutes les préapprobations qui sont en attente de votre préapprobation.

Utilisez le bouton TRIER dans le coin supérieur droit pour trier la liste par date ou par nom de famille de la personne à rembourser.

[3] Cliquez sur l’approbation que vous souhaitez afficher et un aperçu glissera à partir de la droite.

[4] Pour afficher les images jointes, faites défiler vers le bas jusqu’à la section Pièces jointes et cliquez sur l’image souhaitée. Si vous utilisez un appareil à écran large, vous verrez un aperçu à la gauche de l’écran. Sur les appareils munis d’un petit écran, cet aperçu remplacera l’écran actif.

Cliquez sur le X dans le coin supérieur droit de l’image pour la fermer et retourner à la prévisualisation des demandes de préapprobation.

5. Voici vos options en mode prévisualisation

Ouvrir : ouvrir la demande de préapprobation pour la modifier avant qu’elle ne soit acheminée à la prochaine étape du processus d’approbation.
PDF : visualiser la demande de préapprobation en format PDF. Les options sont Rapport complet et Rapport complet avec reçus.
Suivi : visualiser l’historique de routage de la demande de préapprobation.
Réassigner : envoyer la demande de préapprobation à un autre utilisateur pour approbation.
Retour : Renvoyer : rejeter la demande de préapprobation, qui sera retournée à la personne à rembourser.
Approuver : approuver la demande de préapprobation, qui passera à la prochaine étape du processus d’approbation.

Sur les appareils à écran étroit, certaines de ces options se retrouveront dans le menu déroulant représenté par des points de suspension.

Cartes de profil d’utilisateur

Cliquez sur le nom du propriétaire de la demande de préapprobation dans l’aperçu pour accéder à sa carte de profil.

Les cartes de profil contiennent des renseignements comme le titre de la personne à rembourser, l’adresse courriel et les rôles attribués. Cliquez sur VOIR PLUS pour voir tous les détails.

Commentaires de l’approbateur

Sur la carte de profil de l’utilisateur, la section des commentaires de l’approbateur permet aux approbateurs de partager entre eux des commentaires privés concernant l’utilisateur. Cette section permet de fournir du contexte aux approbateurs pour les aider à évaluer le risque associé à l’utilisateur avant d’approuver un rapport de dépenses.

Les commentaires de l’approbateur ne peuvent être consultés que par les approbateurs autorisés, qui ont obtenu cette permission par l’intermédiaire de la règle « AuthorizeUser ». Les approbateurs ne peuvent pas voir les commentaires ajoutés à leur propre carte de profil d’utilisateur.

Renvoyer les préapprobations à partir de l’application

[1] Ouvrez la demande de préapprobation ou son aperçu et cliquez sur RENVOYER.

[2] Entrez un motif dans la zone de commentaires.

[3] Cliquez sur RENVOYER pour renvoyer la demande de préapprobation au demandeur, qui pourra modifier la demande de préapprobation et la soumettre à nouveau.