Afficher les transactions par carte de crédit par relevé

Si votre organisation a activé la fonction des relevés, vous pouvez voir les transactions de cartes de crédit regroupées par relevé, ce qui permet de les ajouter facilement aux rapports de dépenses, de voir d’un coup œil les postes de dépense du mois qui sont en cours d’approbation et de les rapprocher automatiquement avec la facture de carte de crédit correspondante.

Cette fonction est utile pour les utilisateurs de cartes facturées individuellement, car ils peuvent facilement déterminer lorsqu’un relevé est dû, quelles transactions ont déjà été ajoutées à un rapport de dépenses et si ces transactions ont été approuvées, exportées et payées.

• Remarque : les clients qui ne souhaitent pas activer la fonction Relevés peuvent toujours demander à ce que les transactions par carte de crédit d’entreprise soient regroupées par date de relevé pour la plupart des flux de transactions par carte de crédit qui fournissent la date du relevé. Un changement de configuration du flux de carte de crédit peut être nécessaire. Si vous souhaitez profiter de cette fonctionnalité, veuillez créer un dossier avec le Service d’aide de Chrome River.

Grouper les dépenses par relevé

Vous pouvez aisément ajouter toutes les dépenses d’un seul relevé à un rapport de dépenses, directement à partir du portefeuille électronique.

1. Dans l’onglet Tout du portefeuille électronique, cliquez sur le menu déroulant GROUPER PAR en haut de la liste.

Ou cliquez sur l’onglet RELEVÉS dans le portefeuille électronique.

2. Vous verrez les dates du relevé ainsi que les quatre derniers chiffres de la carte de crédit correspondante. Cliquez sur la flèche à côté du nombre total de postes pour voir toutes les transactions.

3. Si nécessaire, cliquez sur la flèche en bas de la vignette Type de dépense pour modifier le type de dépense.

4. Cliquez sur la flèche à côté du nom du fournisseur pour voir plus de détails.

5. Pour ajouter toutes les transactions de ce relevé à un rapport de dépenses, cliquez sur la case du coin supérieur droit pour sélectionner tout et cliquez ensuite sur le bouton « plus » bleu.

6. Vous aurez l’option de les ajouter à un brouillon de rapport de dépenses existant ou d’en créer un nouveau.

7. Vous pourrez saisir les détails de chaque dépense au fur et à mesure que vous les ajoutez au rapport.

8. Cliquez sur la flèche dans la barre grise sous Détails téléchargés pour voir plus de détails sur une transaction (par exemple, si vous avez besoin d’aide pour sélectionner un type de dépenses).

9. Toutes les transactions sélectionnées seront créées en tant que lignes de poste dans votre rapport.

Tableau de bord des relevés pour les détenteurs de carte personnelle

Si vous possédez une carte de crédit que vous utilisez pour des dépenses d’affaires, mais que vous êtes individuellement responsable de payer, le tableau de bord Mes relevés vous montrera les détails de votre relevé, d’un seul coup d’œil.

• Actuel : le nombre de transactions sur le relevé actuel en attente de rapprochement ainsi que leur valeur totale.
• Précédent : le nombre de transactions des relevés précédents toujours en attente de rapprochement ainsi que leur valeur totale.
• Prochaine échéance : les jours jusqu’à la date d’échéance du relevé. Une fois les transactions portées au compte, le nombre revient à 0. Un nombre négatif indique que le relevé le plus récent n’a pas été chargé.

1. Cliquez sur ACTUEL ou PRÉCÉDENT pour aller au tableau de bord Relevés bancaires selon l’affichage souhaité.

• Les détails complets du relevé s’afficheront sur la droite.
• Par défaut, seules les transactions non portées au compte de ce relevé s’afficheront sur la gauche.
• Cliquez sur TOUT pour voir chaque transaction sur le relevé.
• Cliquez sur PORTÉ AU COMPTE pour voir les transactions qui ont déjà été ajoutées à un rapport de dépenses.

2. Les indicateurs d’avertissement vous permettent de voir l’état de chaque poste d’un seul coup d’œil :

• Un triangle rouge indique qu’un poste n’a pas été soumis sur un rapport de dépenses.
• Un triangle orange indique qu’un poste a été soumis et est en attente d’approbation.

3. Cliquez sur un poste pour voir plus de détails dans le panneau de droite. Si le poste a été soumis, la section de suivi vous montrera où il en est dans le processus d’approbation et qui en est l’approbateur.

4. Vous pouvez utiliser le menu déroulant Voir pour filtrer ce que vous voulez afficher dans le tableau de bord.

Rapport de demande des relevés du détenteur de carte

1. Pour accéder aux rapports d’enquête, cliquez sur le bouton MENU dans le coin supérieur gauche, puis cliquez sur ENQUÊTE.

2. Sélectionnez MES RELEVÉS DE CARTE DE CRÉDIT. Ce rapport renseigne sur l’état de tous les postes de dépense associés à un relevé de carte de crédit. Si vous avez plusieurs cartes de crédit, le rapport regroupera automatiquement les relevés par carte.

3. Glissez l’en-tête de colonne Relevé sur la barre d’en-tête bleue du rapport pour regrouper les résultats par relevé.

4. Pour les utilisateurs qui possèdent plusieurs cartes, glissez l’en-tête de colonne Quatre derniers chiffres du compte sur la barre d’en-tête bleue du rapport pour créer un groupe déroulant de résultats selon les quatre derniers chiffres de chaque numéro de carte de crédit.

Pour obtenir les détails complets sur l’utilisation de cet écran, consultez Rapport d’enquête pour DÉPENSES.

Gestion des relevés des comptes fournisseurs d’entreprise

Si vous faites partie de l’équipe des comptes fournisseurs, vous pouvez facilement gérer les relevés de cartes de crédit facturées, de façon centrale, grâce au tableau de bord Relevés d’entreprise. Celui-ci vous permet de voir d’un seul coup d’œil quelles transactions sont en cours d’approbation et qui est responsable de rembourser et d’approuver les transactions en attente.

• Détenteurs de carte avec dépenses non portées au compte : le nombre de détenteurs de carte ayant des transactions non remboursées.
• Relevés avec dépenses non portées au compte : le nombre de relevés toujours en attente de rapprochement.
• Prochaine échéance : les jours jusqu’à la date d’échéance du relevé. Un nombre négatif indique que le relevé le plus récent n’a pas été chargé.

Cliquez sur DÉTENTEURS DE CARTE ou RELEVÉS pour aller au tableau de bord Relevés de carte selon l’affichage souhaité.

Détenteurs de carte

1. Dans l’affichage Détenteurs de carte, vous verrez une liste de tous les détenteurs de carte, le nombre de postes et le montant total non porté au compte de ces derniers. Utilisez la boîte de recherche en haut pour rechercher par nom de détenteur de carte ou de numéro de compte.

2. Cliquez sur un détenteur de carte pour voir les détails sur l’utilisateur (adresse e-mail, titre et état de compte) sur la gauche, ainsi qu’une liste de toutes ses transactions sur la droite.

3. Utilisez la liste déroulante de filtre, dans le coin supérieur droit, pour trier la liste de détenteurs de carte.

Relevés

Cliquez sur l’onglet RELEVÉS pour voir les détails des relevés individuels.

Approbateurs

Cliquez sur l’onglet APPROBATEURS pour voir toutes les transactions en attente d’approbation, regroupées par approbateur.

Rapports d’ANALYSES du rapprochement des relevés de cartes de crédit

Ces rapports d'ANALYSES vous permettent de voir des informations détaillées sur les relevés de dépenses. Vous pouvez voir les propriétaires des relevés, le total des montants dépensés, l’état des transactions et les liens vers des transactions individuelles qui n’ont pas été rapprochées.

• Pour afficher ces données dans Emburse Analytics, utilisez le rapport détaillé sur le rapprochement des relevés de cartes de crédit.

1. Pour lancer les rapports d'ANALYSES, cliquez sur le bouton MENU dans le coin supérieur gauche, puis cliquez sur RAPPORTS.

2. Sous Dépenses, sélectionnez soit Détails du rapprochement des relevés de carte de crédit soit Sommaire du rapprochement des relevés de carte de crédit, en fonction du niveau de détails que vous souhaitez.

Pour obtenir plus de détails sur l’utilisation des rapports standards d’ANALYSES, consultez Rapports d’analyses au sein de l’application.