Cartes Emburse

Les cartes Emburse sont des cartes de dépenses matérielles et virtuelles, émises aux utilisateurs qui n’ont pas de carte de crédit d’entreprise. Elles facilitent les dépenses de déplacement d’un montant préapprouvé partout où les cartes de crédit sont acceptées, sans devoir payer de sa propre poche. Demandez simplement une nouvelle carte Emburse, matérielle ou virtuelle (ou un remplissage des fonds disponibles sur une carte Emburse existante) selon les frais que vous pensez avoir, puis utilisez ces fonds jusqu’à ce qu’ils soient épuisés ou que la carte soit suspendue.

Toutes les transactions apparaîtront automatiquement dans la section Cartes de crédit de votre portefeuille électronique, ce qui les rend faciles à glisser dans un rapport de dépenses. Ceci élimine le besoin de demander le remboursement ou une avance de fonds et de saisir manuellement les dépenses correspondantes.

Lorsque vous utilisez la carte, les fonds sont immédiatement déduits du solde disponible. Vous ne pourrez pas effectuer de transaction si le montant des frais est plus élevé que celui des fonds restants sur la carte. Si votre organisation applique des restrictions relatives aux catégories de marchands, il se peut que vous ne puissiez utiliser la carte que pour les dépenses relevant d’une catégorie de marchands approuvée (par exemple, les billets d’avion ou les restaurants).

Si vous ne dépensez pas tous les fonds sur la carte ou avant la date de fin spécifiée dans la demande de carte, la carte sera suspendue. Vous devez envoyer une nouvelle demande pour remplir les fonds et réactiver la carte.

Afficher les cartes Emburse

Vous pouvez afficher le nombre total de cartes Emburse qui vous ont été attribuées à partir de la bannière sur le tableau de bord de Chrome River. Cliquez sur le numéro à prendre dans la section Carte Emburse du portefeuille électronique pour plus de détails.

Vous pouvez voir toutes vos cartes Emburse, leur statut et le total des fonds disponibles en un coup d’œil dans la section Carte Emburse du portefeuille électronique.

Cliquez sur une carte pour afficher le total des fonds demandés par demande, le solde restant sur chaque demande, le numéro de carte, la date d’expiration et les détails de facturation.

Demander une nouvelle carte Emburse

[1] Cliquez sur le bouton + CRÉER dans le ruban Demande de carte Emburse sur le tableau de bord.

Si votre organisation utilise PRÉAPPROBATION de Chrome River, le bouton + CRÉER se trouvera dans le ruban Préapprobation.

[2] Votre organisation peut offrir plusieurs comptes bancaires de Carte Emburse en fonction de critères comme l’emplacement ou le département. L’écran Demande de carte vous permet de sélectionner le compte financier approprié pour cette demande.

Si votre organisation utilise PRÉAPPROBATION de Chrome River, le panneau Demande de carte se trouvera sous la section Allocation, sur l’écran Créer préapprobation.

• Le choix « Remboursez-moi plus tard » créera une demande de préapprobation classique. Voir Créer une préapprobation pour plus de détails.

[3] Déterminez si vous voulez une nouvelle carte matérielle ou virtuelle.

• Une carte matérielle sera envoyée à l’adresse précisée 3 à 5 jours ouvrables après que votre demande ait été approuvée. Elle peut être utilisée partout où les cartes de crédit sont acceptées, que ce soit en ligne, par téléphone ou en magasin.
• Une carte virtuelle sera prête à être utilisée immédiatement dès l’approbation de votre demande. Elle peut être utilisée partout où les cartes de crédit sont acceptées en ligne ou par téléphone.

[4] Remplissez maintenant les renseignements requis pour émettre la carte.

• Nom sur la carte : utilisez votre nom légal, comme vous le feriez sur n’importe quelle carte de crédit.
• Description de carte : donnez un surnom à la carte pour la distinguer de toute autre carte Emburse que vous possédez.
• Adresse d’expédition : si vous avez demandé une carte matérielle, saisissez l’adresse où elle doit être acheminée.
• Quand vous dépenserez ces fonds : saisissez les dates du séjour ou la période pendant laquelle vous aurez besoin des fonds.

5. Vous devrez ensuite ajouter des fonds ou des dépenses précises à votre demande de carte. Cliquez sur le bouton plus.

Sur l’écran Ajouter des fonds à votre carte, cliquez sur la tuile FONDS.

Si votre organisation utilise PRÉAPPROBATION de Chrome River, vous verrez plutôt l’écran Ajouter des types de préapprobations. Cliquez sur la tuile du premier type de dépenses que vous souhaitez ajouter.

6. Sur l’écran Ajouter des fonds, saisissez le montant estimé de fonds dont vous avez besoin et l’objectif d’affaires pour l’utilisation de ces fonds, puis appuyez sur ENREGISTRER.

Ou, si votre organisation utilise PRÉAPPROBATION de Chrome River, ajoutez les types de dépenses individuels et les montants comme vous le feriez sur toute demande préapprouvée. Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez Créer une préapprobation.

7. Lorsque vous aurez terminé, vous verrez un résumé de votre demande sur la droite. Cliquez sur le bouton vert ENVOYER en bas.

8. Vous devrez confirmer que les renseignements sur la demande sont justes et cliquer sur ENVOYER à nouveau.

9. Une fois votre demande approuvée, vous recevrez un courriel de confirmation. Si vous avez demandé une carte virtuelle, vous recevrez par courriel un lien pour choisir un mot de passe, de façon à ouvrir une session et voir votre carte.

10. Choisissez un mot de passe qui contient au moins huit caractères incluant des lettres et des chiffres, puis cliquez sur DÉFINIR UN MOT DE PASSE.

11. Ajoutez ensuite un numéro de téléphone où vous pouvez recevoir des textos et cliquez sur ENVOYER CODE DE VÉRIFICATION.

12. Sur l’écran suivant, saisissez le code de vérification que vous avez reçu sur votre téléphone et cliquez sur VÉRIFIER NUMÉRO DE TÉLÉPHONE. À partir de cet écran, vous pouvez aussi :

• Envoyer le code de nouveau : recevoir un nouveau code si vous n’avez pas reçu le premier ou s’il a expiré avant d’avoir pu l’utiliser.
• Mettre à jour le numéro de téléphone : choisissez un numéro différent pour recevoir un code de vérification par message texte.

13. Sur l’écran Entente Emburse, cliquez sur ACCEPTER ET CONTINUER.

14 Vous sera redirigé vers le tableau de bord Carte Emburse. Ici vous pourrez voir toutes vos cartes Emburse et vos transactions, et mettre à jour vos paramètres personnels.

15. Cliquez sur MES CARTES pour voir le numéro de chaque carte, le budget disponible, les détails et autres restrictions de dépenses.

Ajouter des fonds à une carte Emburse existante

[1] Cliquez sur le bouton + CRÉER dans le ruban Demande de carte Emburse sur le tableau de bord.

Si votre organisation utilise PRÉAPPROBATION de Chrome River, le bouton + CRÉER se trouvera dans le ruban Préapprobation.

[2] Sélectionnez le compte de Cartes Emburse à partir duquel recharger.

[3] Sélectionnez RECHARGER LA CARTE EXISTANTE, puis choisissez la carte souhaitée dans la liste déroulante Sélectionner la carte.

Si votre organisation utilise PRÉAPPROBATION de Chrome River, vous devrez saisir des détails supplémentaires sur la demande préapprouvée sur l’écran Créer une préapprobation.

[3] Sous Quand vous dépenserez ces fonds, saisissez les dates du séjour ou la période pendant laquelle vous aurez besoin des fonds.

À partir de là, vous ajouterez un montant ou des types de dépenses spécifiques en suivant les étapes dans Demander une nouvelle carte Emburse.

Ajouter des transactions de carte Emburse à un rapport de dépenses

Toutes les transactions effectuées avec votre ou vos cartes Emburse apparaîtront automatiquement dans la section Cartes de crédit de votre portefeuille électronique. Glissez-les simplement ou ajoutez-les à un rapport de dépenses comme vous le feriez avec n’importe quelle dépense de carte de crédit. Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez Postes de cartes de crédit.