Approuver les dépenses dans Chrome River

Accéder aux approbations

Si vous faites partie du processus d’approbation et que des éléments sont en attente de votre approbation, une barre de notification jaune s’affichera sur votre tableau de bord. Cliquez sur l’un des numéros à prendre dans le tableau de bord d’approbation.

Vous pouvez également accéder à vos approbations en cliquant sur le bouton MENU dans le coin supérieur gauche. Le cercle jaune indique le nombre d'approbations en attente.

La liste des approbations requises affiche toutes les dépenses en attente de votre approbation, y compris le propriétaire du rapport, le nom du rapport, l'ID du rapport, la date d'envoi, le montant dépensé et le code de devise.

Indicateur d’approbation en temps réel

Si vous êtes membre d’un groupe de vérification d’approbation, comme Examen créditeur (AP), vous verrez une étiquette d’état « Examen en cours » sur les rapports qui sont en cours d’examen par au moins un autre membre de ce groupe. L’étiquette restera jusqu’à ce que le dernier approbateur l’ait fermée.

Le résumé du rapport affichera les noms des autres approbateurs qui examinent actuellement ce rapport. Si la liste est très longue, vous devrez cliquer sur le lien « [Nom] & plus d’utilisateurs » pour voir tous les noms.

Recherche rapide

1. Cliquez sur l’icône de la loupe pour effectuer une recherche rapide par Personne à rembourser ou ID du rapport.

2. Utilisez la liste déroulante pour sélectionner la personne à rembourser ou l’identifiant du rapport, puis commencez à taper dans le champ de recherche.

Pour les recherches de personnes à rembourser, vous pouvez également effectuer une recherche par titre
Pour effectuer une recherche à l’aide de l’identifiant du rapport, vous devez saisir l’identifiant complet.

3. En tête des résultats, vous verrez une description de vos paramètres de recherche.

4. Les résultats de votre recherche persisteront (même après l’ouverture et la fermeture des rapports) jusqu’à ce que la recherche soit annulée ou que vous quittiez le tableau de bord d’approbation.

Trier et filtrer les approbations

Utilisez le bouton TRIER dans le coin supérieur droit pour trier la liste par date, nom de famille, montant, date de validation ou d’attribution.

L’option Validé vous permet de regrouper toutes les dépenses comportant un avertissement.

La fonction TRIER vous donne également accès à des filtres. Vous pouvez filtrer les résultats selon les différents critères déterminés par votre organisation.

Masquer l’examen

Si vous faites partie d’un grand groupe d’approbateurs, utilisez le filtre MASQUER L’EXAMEN pour voir seulement les rapports de vos listes d’approbations qui ne sont pas en cours d’examen par d’autres approbateurs. Si un rapport se trouvant dans la liste filtrée est ouvert par un autre examinateur, il sera retiré de la liste.

Créer un filtre personnalisé

1. Cliquez sur CRÉER UN NOUVEAU FILTRE dans la liste déroulante Trier.

2. Donnez un nom au filtre.

3. Sous Règles de filtre, cliquez sur AJOUTER UN TYPE DE FILTRE pour sélectionner parmi les options de filtre.

Date d’attribution : limite la recherche à une plage de date d’attribution précise.
Assigné directement à moi : affiche seulement les rapports vous étant directement assignés, en omettant tout rapport ou tout élément assigné par routage de groupe.
Attribué à l’entité : affiche uniquement les rapports attribués à un groupe précis, sur la base de trois variables : rôles, types d’entités et entités. Les utilisateurs peuvent créer et enregistrer jusqu’à trois filtres d’entité dans leur tableau de bord d’approbations.
Pays de la personne à rembourser : affiche une liste déroulante dans laquelle vous pouvez chercher des pays et leur code, pour n’afficher que les approbations associées à des utilisateurs d’un pays donné.
Entité de la personne à rembourser : cela affiche une liste déroulante qui présente des rôles, des types d’entités et des entités. Cette liste permet d’afficher uniquement les approbations qui s’appliquent à un groupe précis de personnes à rembourser.

4. Sélectionnez les critères souhaités pour votre filtre et cliquez sur ENREGISTRER.

Modifier ou supprimer un filtre personnalisé

Cliquez sur l’icône de crayon à côté du filtre que vous souhaitez modifier, effectuez les ajustements et cliquez sur ENREGISTRER. Vous pouvez également supprimer un filtre personnalisé à partir de l’écran Modifier.

Cartes de profil d’utilisateur

Cliquez sur le nom du propriétaire du rapport dans l’aperçu pour accéder à sa carte de profil.

Les cartes de profil contiennent des renseignements comme le titre de la personne à rembourser, l’adresse courriel et les rôles attribués. Cliquez sur VOIR PLUS pour voir tous les détails.

Commentaires de l’approbateur

Sur la carte de profil de l’utilisateur, la section des commentaires de l’approbateur permet aux approbateurs de partager entre eux des commentaires privés concernant l’utilisateur. Cette section permet de fournir du contexte aux approbateurs pour les aider à évaluer le risque associé à l’utilisateur avant d’approuver un rapport de dépenses.

Les commentaires de l’approbateur ne peuvent être consultés que par les approbateurs autorisés, qui ont obtenu cette permission par l’intermédiaire de la règle « AuthorizeUser ». Les approbateurs ne peuvent pas voir les commentaires ajoutés à leur propre carte de profil d’utilisateur.

Approuver / retourner à partir d’un écran de prévisualisation

La prévisualisation vous permet d’approuver immédiatement un rapport ou de le renvoyer. Cliquez une fois sur un rapport de dépenses dans la liste pour afficher un aperçu. S’il y a lieu, vous pouvez faire glisser la barre de défilement située à droite vers le haut ou vers le bas.

Renvoyer à partir de l’écran de prévisualisation

Cliquer sur RENVOYER rejette immédiatement toutes les lignes d’élément de ligne. Une fois que l’approbateur a saisi la dépense requise et cliqué sur RETOURNER, l’ensemble du rapport sera renvoyé à la personne à rembourser.

Approuver à partir de l’écran de prévisualisation

Cliquez sur APPROUVER pour approuver immédiatement tous les éléments de ligne du rapport. Une fois que l’approbateur a confirmé l’approbation et cliqué sur le deuxième bouton APPROUVER, l’ensemble du rapport passera à l’étape suivante du processus d’approbation.

Autres actions à partir de l’écran de prévisualisation

Cliquez sur le nom du rapport dans l’aperçu pour l’ouvrir, et approuver ou retourner des éléments de ligne individuels.

Cliquez sur l’icône des trois points pour accéder à d’autres fonctionnalités à partir de l’écran de prévisualisation.

Ouvrir : ouvre le rapport pour approuver ou renvoyer des lignes d’élément.
Faire le suivi : suivez le parcours complet du rapport dans le processus d’approbation.
PDF : cliquez sur l’option pour voir diverses versions du rapport PDF :
Page de couverture uniquement
Rapport complet
Rapport complet avec notes et reçus
Rapport complet avec reçus seulement
Reçus seulement

Approuver / retourner dans un rapport de dépenses

Ouvrir un rapport vous permet d’approuver ou de retourner des lignes d’élément individuellement plutôt que de répondre au rapport en entier en une seule fois. Selon la configuration de votre entreprise, vous pourrez ou non voir les boutons RENVOI, MODIFIER et RÉASSIGNER au niveau des lignes d’élément.

Pour ouvrir un rapport, double-cliquez dessus dans la liste Approbations, cliquez simplement sur son nom dans l’aperçu ou cliquez sur OUVRIR sous l’élément de menu à trois points dans le coin supérieur gauche de l’aperçu.

À moins qu’ils ne soient assortis d’un avertissement de conformité, les lignes d’élément sont approuvées par défaut. Vous verrez un crochet vert à côté d’une ligne d’élément dans la liste, ainsi qu’un crochet « Approuvé » dans l’aperçu de cette ligne. Si la ligne a été renvoyée ou réassignée, vous verrez cette mention aux mêmes endroits.

Vous pouvez cliquer sur des éléments de ligne individuels pour les marquer comme ajustés ou retournés, mais aucune de vos actions ne prendra effet tant que vous n’aurez pas cliqué sur le bouton RETOURNER ou ENVOYER en bas de la liste des éléments.

Voir les rapports de préapprobation joints

Si la dépense que vous approuvez a une préapprobation liée, vous pouvez afficher les détails en cliquant sur le bouton de téléchargement de PDF à côté du nom du rapport préautorisé appliqué. Vous pourrez ainsi comparer facilement la préapprobation initiale et le rapport de dépenses connexe.

Ajuster

Cliquer sur AJUSTER vous permettra de changer

Type de dépense* : vous pouvez également ajuster la tuile du type de dépenses. Veuillez noter qu’il n’est jamais possible de passer d’un type de dépenses à un autre à partir des types de dépenses Par jour ou Hôtel. De plus, votre organisation peut avoir des configurations qui limitent le passage vers ou à partir de certains autres types de dépenses.
Date*
Montant approuvé : veuillez noter que le montant ajusté ne peut jamais dépasser le montant original soumis par la personne à rembourser.
Objectif d’affaires
Description*
Allocation : les approbateurs ne doivent pas sélectionner « frais personnels » pour l’allocation.
Champs définis par l’utilisateur*
Fiscalité : si cette fonctionnalité est configurée dans votre organisation, vous pouvez supprimer des entrées de taxe individuelles dans des situations où elles ne s’appliquent pas. Supprimez les lignes de taxe individuellement en cliquant sur le X, ou cliquez sur SUPPRIMER TOUT pour supprimer toutes les lignes de taxe. Cliquez sur RESTAURER TOUT pour restaurer les informations fiscales d’origine.

*Votre organisation doit activer la possibilité de modifier ces champs via les autorisations d’accès. Consultez la rubrique « Activer les capacités d’ajustement améliorées pour les approbateurs des dépenses » dans la rubrique Autorisations d’accès.

Vous pouvez également joindre une image, faire glisser une image d’une ligne d’élément à une autre ou la faire glisser d’une ligne d’élément à l’en-tête (et vice versa).

On vous demandera d’ajouter une note d’ajustement, mais, selon la configuration de votre organisation, il vous reviendra de décider si vous voulez en informer ou non la personne à rembourser. Une note d’ajustement ne doit pas contenir plus de 2 000 caractères.

Cliquez sur ENREGISTRER. Lorsque vous avez effectué tous les ajustements souhaités et que vous êtes prêt(e) à terminer l’approbation, cliquez sur ENVOYER.

Renvoyer

Un renvoi vous permet de rejeter des lignes d’élément individuelles, sauf des lignes d’éléments d’indemnité journalière pour l’Allemagne, qui doivent toutes être renvoyées en même temps. Pour rejeter toutes les lignes d’élément, consultez la section Renvoyer le tout, ci‑dessous.

Lorsque vous cliquez sur RETOURNER, vous devrez saisir un commentaire expliquant la raison du retour de l’élément de ligne au responsable des dépenses. Un commentaire associé à un renvoi ne doit pas contenir plus de 2 000 caractères. Cliquer sur ENREGISTRER marquera l’élément à renvoyer, mais ne le renvoie pas réellement. Vous devez cliquer sur ENVOYER pour la renvoyer.

Par exemple, si vous fermez le rapport sans cliquer sur ENVOYER puis le soumettez plus tard au moyen d’une méthode d’approbation instantanée comme Approuver à partir de l’écran de prévisualisation ou en cliquant sur APPROUVER dans le courriel d’approbation des dépenses, tout élément que vous aviez marqué comme étant « renvoyé » sera maintenant approuvé.

Une fois que vous aurez cliqué sur ENREGISTRER, le bouton APPROUVER réapparaîtra dans l’écran d’aperçu de la ligne d’élément pour vous donner la possibilité d’annuler le renvoi. Vous devez cliquer sur ENVOYER (après avoir passé en revue les autres lignes du rapport) pour renvoyer la ligne d’élément à la personne à rembourser.

Renvoyer le tout

Le bouton RENVOYER dans le coin inférieur gauche de la liste des lignes d’élément du rapport permet de renvoyer immédiatement toutes les lignes du rapport, même celles qui portent la mention « approuvé ». Lorsque vous cliquez dessus, vous devrez saisir un commentaire, puis cliquer sur un deuxième bouton RENVOYER sous le commentaire.

Saisir des commentaires

En plus de saisir des commentaires lorsque vous approuvez ou renvoyez un rapport, vous pouvez les saisir directement dans l’aperçu du sommaire des dépenses dans le tableau de bord Approbations.

Approbation de demandes de carte Emburse

Approuver les demandes de cartes Emburse est semblable à l’approbation de toute dépense or de préapprobation.

1. Dans le panneau Approbations du tableau de bord, cliquez sur le nombre d’approbations de cartes Emburse.

Ou, si votre organisation utilise Chrome River PRÉAPPROBATION, cliquez sur le nombre de préapprobations.

2. Dans le panneau Approbations du tableau de bord, cliquez sur l’onglet CARTE EMBURSE.

Si votre organisation utilise Chrome River PRÉAPPROBATION, cliquez sur l’onglet PRÉAPPROBATIONS.

3. Le panneau de prévisualisation vous montrera les détails de base de la demande de carte Emburse. Vous pouvez ouvrir, faire le suivi, renvoyer ou approuver la demande, comme vous le feriez avec n’importe quelle autre dépense.

Approbations de masse

Si votre organisation a activé l’option d’approbation de masse de Chrome River, vous pouvez approuver, renvoyer ou réattribuer plusieurs dépenses en même temps.

Cochez les cases des dépenses souhaitées dans la liste Approbations, puis cliquez sur RÉASSIGNER, RENVOYER ou APPROUVER en bas de la liste.

Pour sélectionner toutes les dépenses actuellement chargées sur le tableau de bord, cochez la case en haut.
Notez que certains types de dépenses qui ne sont pas admissibles à l’approbation en bloc ne peuvent pas être sélectionnés.

Les dépenses sélectionnées peuvent être dans des devises différentes, mais le montant total de dépenses ne sera affiché que si toutes les dépenses sélectionnées sont dans la même devise.

Vous verrez une fenêtre contextuelle différente selon la fonction sélectionnée :

Réassigner : sélectionnez l’approbateur à qui vous réattribuez ces rapports. Vous pouvez également saisir un commentaire.

Renvoyer : vous devez saisir un commentaire afin de procéder au renvoi.

Approuver : Vérifiez que vous approuvez le nombre correct de rapports avant de cliquer sur APPROUVER.

Il est également possible d’intervenir sur seulement un rapport de dépenses, même si vous avez sélectionné plusieurs rapports dans la liste. Cliquez simplement sur ce rapport pour afficher son aperçu, puis sélectionnez le bouton d’action d’approbation souhaité dans l’aperçu. Seul ce rapport sera approuvé, renvoyé ou réattribué. Les autres rapports sélectionnés demeureront cochés pour que vous puissiez intervenir.

Rapprocher les approbations

Les utilisateurs détenant les autorisations appropriées apercevront un bouton RAPPROCHER au-dessus de chaque ligne d’élément qu’ils sélectionnent pour la passer en revue. Vous pouvez utiliser cette fonction pour faire le suivi des lignes d’élément que vous avez examinées et de ceux qui requièrent encore votre attention, même après que vous avez fermé et rouvert un rapport.

Un crochet vert indique qu’un élément a été examiné et approuvé.

Une flèche rouge indique qu’un élément a été examiné et renvoyé.

Cliquez sur le bouton ANNULER LE RAPPROCHEMENT si l’élément doit encore être examiné. Lorsque vous soumettrez une ligne d’élément rapprochée, l’indicateur de rapprochement deviendra bleu pour signifier qu’elle est passée à la prochaine étape du processus d’approbation.

Fonction d’approbation de l’observateur

Chrome River offre aux clients la possibilité de permettre à certains utilisateurs de consulter des rapports de dépenses ou des lignes d’élément spécifiques au cours du processus d’approbation, et ce, même pour les éléments déjà approuvés. Selon les critères établis par votre organisation, certains utilisateurs pourraient recevoir une copie des notifications du courriel d'approbation. Ils recevront ainsi les mêmes notifications reçues par un approbateur; par contre, les boutons APPROUVER et RENVOYER ne s'afficheront pas pour eux. Si vous souhaitez mettre en place cette nouveauté pour votre organisation, communiquez avec nous via le Service d'assistance de Chrome River.