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Ad-hoc-Berichte vorausplanen

Nachdem Sie einen Ad-hoc-Bericht erstellt haben, können Sie ihn zur Ausführung zu einem bestimmten Zeitpunkt planen, einmal oder regelmäßig. Die Berichtergebnisse können per E-Mail versendet oder auf einem FTP-Server gespeichert werden.

Bricht zur Planung wählen

1. Klicken Sie auf den MENÜ-Button in der oberen linken Ecke und dann auf ANALYTICS.

2 Ein neues Fenster für Analytics-Berichte wird geöffnet. Klicken Sie auf die Registerkarte AD-HOC-BERICHTE.

3 Navigieren Sie zur Registerkarte Analytics-Dashboard > Ad-hoc-Berichte> und dort zu Inhalte > [Name Ihres Unternehmens] > Meine Inhalte, um die Liste Ihrer erstellten Berichte anzuzeigen.

4. Suchen Sie den Bericht, den Sie planen möchten, und klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf. Wählen Sie im Pop-up-Menü ZEITPLAN und dann E-MAIL oder FTP.

  • E-Mail: Der Bericht wird zum E-Mail-Versand an von Ihnen bestimmte Benutzer geplant.
  • FTP: Der Bericht wird zum Upload auf einen FTP-Server geplant.

Bericht zum E-Mail-Versand planen

1. Die Registerkarte AUFGABE wird standardmäßig geöffnet. Wenn Sie einen Bericht mit Daten für viel Reisende planen, sollten Sie das Kontrollkästchen BURST-BERICHT aktivieren, damit jeder Reisende nur die Daten für eine eigenen Reisekostenabrechnungen erhält. Weitere Informationen dazu finden Sie in dem Artikel Geplante Ad-hoc-Berichte per E-Mail verteilen.

2 Klicken Sie auf die Registerkarte VERTEILUNG.

  1. Wählen Sie einen Typ:
  2. Verteilungsliste: Klicken Sie auf das Ordnersymbol, das erscheint, um die gewünschte Liste zu suchen.
  3. Verteilungsdatei: So können Sie den Bericht an alle Benutzer in Ihrem Unternehmen senden. Der Name der Datei muss von Chrome River bereitgestellt werden. Weitere Informationen erhalten Sie unter „E-Mail-Bericht ausführen“ (und/oder kontaktieren Sie uns über den Chrome River Helpdesk, um den Namen der Verteilungsdatei zu erhalten).
  4. E-Mail-Adresse(n): Geben Sie sie ins Feld „An:“ ein oder kopieren Sie sie hinein.
  5. Dynamische Liste: Damit können Sie entweder eine Liste mit Burst-Werten und Zielen oder nur eine Liste mit Zielen aus einer Datenquelle ausgeben (zum Beispiel eine Einfachdatei, SQL-Datenbank, FOCUS-Datenquelle oder LDAP)
  6. Von: Die E-Mail-Adresse, von der aus der Bericht versendet wird.
  7. Antwortadresse: Die E-Mail-Adresse, an die der Benutzer seine Antwort schicken soll.
  8. Betreff: Hier wird automatisch der Name des Berichts eingetragen, lässt sich aber bearbeiten.
  9. Im Feld E-Mail-Angaben können Sie eine eigene Nachricht eingeben, indem Sie Alle Berichte als Anhang senden wählen.

3 Klicken Sie auf die Registerkarte RECURRENCE.

  1. Wählen Sie in den Einstellungen, wie oft der Bericht erstellt werden soll.
  • HINWEIS: Wenn Sie den Bericht „Einmal ausführen“, denken Sie daran, die entsprechende Startzeit festzulegen, sonst wird der Bericht sofort erstellt.
  1. Wählen Sie Ihre Zeitzone aus der Dropdown-Liste aus.
  2. Die Start- und Endzeiten, die Sie auswählen, liegen in der Zeitzone, die Sie in der Dropdown-Liste angegeben haben.
  • HINWEIS: Sommerzeitzonen sind derzeit in der Dropdown-Liste nicht verfügbar. Daher müssen Sie die gewünschte Zeit bis zum Ende der Sommerzeit um eine Stunde nach unten korrigieren. Wenn die gewünschte Zeit beispielsweise 11:00 Uhr ist, muss sie auf 10:00 Uhr eingestellt werden.

  • Unter Erweiterte Einstellungen können Sie den Abstand wählen, in dem der Plan wiederholt werden soll, und die Dauer.
  • 4. Klicken Sie auf die Registerkarte BENACHRICHTIGUNG, um zu wählen, ob Sie benachrichtigt werden möchten, wenn ein Bericht versendet wird. Sie können zwischen „Nie“, „Immer“ und „Bei Fehler“ wählen. Für die zwei letzten Optionen müssen Sie die entsprechenden Felder für die Antwortadresse und die E-Mail-Adressen für die gewünschten Empfänger der Benachrichtigungen ausfüllen.

    Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf SPEICHERN UND SCHLIEẞEN in der Menüleiste.

    Bericht zur FTP-Verteilung planen

    1. Im Planungsfenster öffnet sich automatisch die Registerkarte AUFGABE. Alles bis auf die „Berichteigenschaften“ ist bereits ausgefüllt.

    Falls gewünscht können Sie ein Häkchen bei IM VERFAHREN SPEZIFIZIERTES FORMAT ÜBERSCHREIBEN setzen, um das Dateiformat zu ändern. Allerdings müssen Sie in diesem Fall den Namen in Schritt 3 (siehe unten) dem gewählten Dateiformat entsprechend ändern.

    2 Klicken Sie in der Gruppe „Optionen“ auf FTP-SERVER.

    1. Wir empfehlen, den FTP-Server von Chrome River zu verwenden.
    1. Im Pop-up-Fenster wird der FTP-Servername von Chrome River automatisch eingetragen.
    2. Geben Sie Ihren Chrome River-FTP-Kontonamen ein
    3. Die SSH-Einstellungen sind für den FTP-Server von Chrome River standardmäßig voreingestellt.
    1. Umgang mit einem externen FTP-Server
    2. Wenn Sie den Bericht an einen externen FTP/SFTP-Server senden möchten, müssen Sie die SSH-Einstellungen anpassen und das Server-Passwort angeben.

    Klicken Sie auf OK.

    3 Klicken Sie auf die Registerkarte VERTEILUNG.

    1. Typ: Wählen Sie EINE DATEI, damit Ihr gesamter Bericht auf dem FTP-Server erscheint.
    2. Name: Geben Sie der Datei einen Namen, der auf .xlsx endet, damit sie im Microsoft Excel-Format bleibt, wenn sie übertragen wird. Wenn Sie das Format in Schritt 1 überschreiben, fügen Sie dem Namen die entsprechende Dateiendung an.
    3. Verzeichnis: Wählen Sie das Ziel für die Datei auf dem FTP-Server. Dieser Pfad muss bereits existieren, damit die Datei richtig abgelegt werden kann.

    4. Falls gewünscht, ändern Sie die Einstellungen in den Registerkarten Wiederholung und Benachrichtigung wie in Schritten 3 und 4 in Bericht zum E-Mail-Versand planen weiter oben beschrieben.

    Pläne im Plan-Explorer anzeigen

    Um Ihre Planungen zu sehen, navigieren Sie zu Analytics-Dashboard > Plan-Explorer. Rufen Sie dann Inhalte > [Name Ihres Unternehmens] > Meine Inhalte auf.

    Doppelklicken Sie auf einen Plan, um ihn zu öffnen und zu bearbeiten.

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