Über „Rechnungen nach Lieferant – E-Mail“-Standardbericht können Sie Ihre Lieferanten automatisch über den Status ihrer Rechnungen an Ihr Unternehmen informieren.

Dazu müssen Sie ANALYTICS so konfigurieren, dass regelmäßig eine Excel-Liste dieser Rechnungen und ihrer Status erstellt und in einer wiederkehrenden E-Mail an Ihre Lieferanten versandt wird. Wenn Sie dies eingerichtet haben, wird die E-Mail mit dem Bericht automatisch erstellt und je nach Einstellung monatlich oder vierteljährlich an den Lieferanten geschickt. Dazu müssen Sie (innerhalb eines Lieferantendatensatzes) eine E-Mail-Adresse für jeden Datensatz einer Lieferantenadresse angeben und festlegen, welche Rechnungen und Status an die jeweiligen E-Mail-Adressen geschickt werden sollen. Sie können festlegen, wie häufig dieser Bericht verschickt werden soll und bei welchem Status, welchem Betrag und welcher Fälligkeit eine Rechnung in den Bericht aufgenommen werden soll.

Die E-Mail-Adresse des Lieferanten festlegen

In der Lieferantenliste, aus der Sie auswählen können, welchen Lieferanten E-Mail-Updates geschickt werden sollen, werden nur Lieferanten angezeigt, für die eine Lieferantenadresse mit einer zugehörigen E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Außerdem muss jede E-Mail-Adresse mit einer bestimmten Postadresse des Lieferanten verknüpft sein. Administratoren mit den entsprechenden Berichtigungen können die E-Mail-Adressen von Lieferanten über die Rechnungsverwaltung bearbeiten.

Weitere Informationen zum Bearbeiten einer Lieferantenadresse finden Sie hier:

HINWEIS: Ihr Lieferanten-Feed oder -Web-Service kann auch entsprechend modifiziert werden, um diese E-Mail-Adressen auf Ebene der Lieferantenadresse bereitzustellen. Wenn Sie diese Option nutzen möchten, kontaktieren Sie uns bitte über den Chrome River Helpdesk und fordern Sie eine aktualisierte Spezifikation für den Lieferanten-Feed oder -Web-Service an.

Wenn Sie Ihren Lieferanten-Feed oder -Web-Service NICHT zur Aufnahme dieser Adresse aktualisieren möchten, werden E-Mail-Adressen aus Lieferantenadressen, die Sie manuell über das Lieferantenverwaltungsmenü eingeben, NICHT aus Ihrer INVOICE-Instanz entfernt, wenn Ihr Feed oder Web-Service diese nicht enthalten.

E-Mails an Lieferanten erstellen und planen

1. Klicken Sie in der Anwendungsleiste auf ERWEITERT > ANALYTICS-BERICHTE.

2. Ein neues Fenster für Analytics-Berichte wird geöffnet. Klicken Sie auf die Registerkarte Standardberichte und dann auf „INVOICE“, um die Liste der INVOICE-Standardberichte anzuzeigen. Doppelklicken Sie auf RECHNUNGEN NACH LIEFERANT – E-MAIL.

3. Der Standardbericht Rechnungen nach Lieferant – E-Mail wird geöffnet.

LIEFERANTENADRESSE AUSWÄHLEN

Mit diesen Adressen bestimmen Sie, welcher Lieferant den Bericht erhält. Sie müssen für jede Kombination aus Lieferant und Lieferantenadresse, an die dieser Bericht gesandt werden soll, einen separaten Bericht erstellen.

• Lieferanten Name: Den gewünschten Lieferanten auswählen. Es werden nur Lieferanten angezeigt, für die eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist.
• Lieferantenadresse: Lieferantenadresse: Wählen Sie die E-Mail-Adresse aus, an die die Benachrichtigung gesandt werden soll. Wenn Lieferanten über mehrere Niederlassungen verfügen, die jeweils mit unterschiedlichen E-Mail-Adressen verknüpft sind, werden mehrere Adressen im Drop-down-Menü angezeigt.

RECHNUNGSAUSWAHLFILTER

Mit diesen Filtern können Sie festlegen, welche Rechnungen im Bericht angezeigt werden.

• Rechnungsalter in Tagen: Wählen Sie den Zeitraum für die Rechnungsauswahl anhand des Rechnungsdatums.
• Beispiel: Wenn Sie 30 Tage auswählen und der Bericht am 1. September ausgeführt wird, enthält der Bericht Rechnungen von 1. August bis 31. August. Rechnungen, die vor dem 1. August datiert sind, werden nicht berücksichtigt.
• Rechnungsstatus: Sie können Rechnungen in den Bericht einbinden, die ausschließlich einen bestimmten Status aufweisen.
• Alle (Ausstehend, Genehmigt, Exportiert, Bezahlt, Storniert)
• Ausstehend
• Ausstehend, Genehmigt, Exportiert, Bezahlt
• Bezahlt
• Genehmigt, Exportiert, Bezahlt
• Rechnungsbetrag: Rechnungsbetrag: Sie können die Ergebnisse auf Rechnungen beschränken, deren Betrag ausschließlich „Größer als“, „Weniger als“ oder „Gleich“ eine bestimmte Summe ist.
• Wenn Sie „Größer als 0“ auswählen, werden nur Rechnungen mit einem positiven Betrag über 0 € angezeigt.
• Wenn Sie „Weniger als 0“ auswählen, werden nur Rechnungen mit negativem Betrag und Gutschriften angezeigt.
• Rechnungswährung Rechnungswährung: Sie können Rechnungen einbinden, die ausschließlich in einer bestimmten Währung gestellt wurden, oder alle Währungen verwenden.

VERSANDOPTIONEN

Mit diesen Optionen bestimmen Sie, wie oft der Bericht gesandt wird.

• Versandhäufigkeit: Wie oft wird der Bericht gesandt?
• Monatlich: Wird am ersten Tag des Monats gesandt
• Vierteljährlich: Wird am ersten Tag des Quartals gesendet (1. Januar, 1. April, 1. Juli, 1. Oktober)
• Betreff (aus Text): Geben Sie die gewünschte Betreffzeile für die E-Mail-Nachricht ein.
• Optionale E-Mail-Adresse für CC: Sie können eine Kopie der E-Mail an eine andere Adresse (z. B. Ihre E-Mail-Adresse) senden.
• Nachricht (250 Zeichen): Sie können eine eigene Nachricht für den Fließtext der E-Mail eingeben.

4. Nachdem Sie Ihre Parameter eingestellt haben, klicken Sie auf VORSCHAU. So sehen Sie, welche Rechnungen in der E-Mail enthalten sein werden. Klicken Sie auf SPEICHERN, um den E-Mail-Plan für diesen Lieferanten und diese Adresse zu speichern. Klicken Sie auf ZURÜCKSETZEN, um alle Felder zu löschen und einen anderen Lieferanten oder eine andere Adresse einzugeben.

Beachten Sie, dass es aktuell noch kein Verwaltungsmenü gibt, in dem Sie die geplanten E-Mails einsehen können, die Sie eingerichtet haben. Sie können nur den Standardbericht Rechnungen nach Lieferant – E-Mail öffnen und den gewünschten Lieferanten (und ggf. die zugehörige Adresse) aus dem Drop-down-Menü im Feld „Lieferantenadresse auswählen“ auswählen, um Ihre Einstellungen für einen Lieferanten oder eine Adresse aufzurufen.