Lektion 21: Benachrichtigung über nicht verwendete, firmenbezahlte Positionen erstellen

Wenn Ihr Unternehmen die Nicht verwendete firmenbezahlte Positionen (Chrome River EXPENSE) Admin-Benachrichtigung, die über Report Scheduler (Zeitplaner für Berichte) erstellt wurde, anpassen möchte, zeigt Ihnen diese Lektion, wie Sie dies mithilfe eines Ad-hoc-Berichts tun, der dann geplant werden kann.

Einige Beispiele für Anpassungen sind:

Benachrichtigung nur an Manager senden, nicht an Reisende
Benachrichtigung an Reisende und deren Delegierte senden
Bericht erstellen, der nur nicht verwendete eWallet-Transaktionen anzeigt
Größeren Zeitraum von überfälligen Tagen anzeigen
Am Auszugsdatum statt am Transaktionsdatum überfällige Basistage

Diese Lektion dient als Vorlage. Wir erstellen einen Ad-hoc-Bericht, der sowohl nicht verwendete Kreditkartentransaktionen als auch solche enthält, die sich auf Entwürfen und zurückgesendeten Reisekostenabrechnungen befinden, um die Funktionalität der Benachrichtigung über nicht verwendete firmenbezahlte Positionen zu replizieren. Dann können Sie ihn nach Bedarf anpassen, indem Sie Filter hinzufügen. Weitere Details dazu finden Sie unter Filter zum Bericht hinzufügen.

Weitere Informationen zum Verteilen des Berichts nur an Manager und nicht an Reisende finden Sie unterOPTIONAL: Bericht nur an Manager senden.

Und wenn Sie den Bericht planen und senden möchten, finden Sie unter Geplante Ad-hoc-Berichte per E-Mail verteilen weitere Details.

Neue Reisekostenabrechnung erstellen

Da wir sowohl nicht verwendete Kreditkartentransaktionen als auch solche, die sich auf Entwürfen und zurückgesendeten Reisekostenabrechnungen befinden, einbeziehen möchten, müssen wir das Transaktionsdatenobjekt verwenden.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Transaktionen-Datenobjekt und wählen Sie NEW > REPORT (NEU > BERICHT).

Zur strukturierten Ansicht wechseln

Wechseln Sie in der Registerkarte Ansicht der Schnellzugriffsleiste in der Gruppe Datenpanel die Ansicht auf STRUKTURIERT, um die verfügbaren Daten in einer Ansicht anzuzeigen, die mit der Datenbankstruktur übereinstimmt.

Optimieren Sie Ihre Berichtserfahrung

Über die Registerkarte Start können Sie die Daten in der Live-Vorschau einschränken, um die gewünschte Anzahl von Datensätzen anzuzeigen; klicken Sie auf BEISPIELDATEN VERWENDEN oder auf ABFRAGE, um in den Abfragemodus zu wechseln und die Live-Vorschau für eine optimale Leistung auszublenden. Im nächsten Schritt werden wir Beispieldaten verwenden.

Spalten als Berichtsdimensionen hinzufügen

Fügen Sie die folgenden Spalten als Dimensionen zum Bericht hinzu (VON):

Transaktion (Segment) – Eig. (Segment) – PERSONID (Feld)
Transaktion (Segment) – Eig. (Segment) – Transaction Owner (Feld)
Transaktion (Segment) – Ausgabe – Belegposition (Segment) – Expense Header (Segment) – Name (Feld)
Transaktion (Segment) – Bericht – Belegposition (Segment) – Name (Feld)
Transaktion (Segment) – Transaktionsdatum (Feld)
Transaction (Segment) – EXPENSETRANSACTIONID (Feld)

Fügen Sie dem Bericht die folgende Spalte als Maßzahl (Summe) hinzu:

Transaktion (Segment) – Ausgegebener Betrag (Feld)
Transaktion (Segment) – Währungscode Ausgabe (Feld)

Es ist erwähnenswert, dass die Beschreibung auf der ursprünglichen Benachrichtigung über nicht verwendete firmenbezahlte Positionen eine Kombination aus Ausgabentyp und Transaktionsdatum ist.

Außerdem muss PersonID das erste Feld im Abschnitt VON für die E-Mail-Verteilerlogik bleiben.

Beim Drucken bestimmte Felder im Bericht ausblenden und gedruckte Spaltentitel ändern

Wir möchten, dass die Spalten PERSONID (Feld) und EXPENSETRANSACTIONID (Feld) nicht auf den Bericht gedruckt werden, da diese beiden Felder nur für die Logik in unserem Berichtswesen verwendet werden. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf jedes Feld und wählen Sie SICHTBARKEIT > AUSBLENDEN.

Um das Verständnis der einzelnen Felder zu erleichtern, wenn sie im Bericht gedruckt werden, können Sie auch die gedruckten Spaltentitel ändern, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Dimensionen unter den Abschnitten Von und Summe oder auf die Live-Vorschau klicken und TITEL ÄNDERN auswählen.

Virtuell definierte Felder erstellen

Es ist möglich, dass eine aufgeführte Transaktion Abgleichschwierigkeiten verursacht, wenn sich die „übergeordnete“ Transaktion und ihre aufgeführten „untergeordneten“ Transaktionen gleichzeitig in diesem Bericht befinden. Um dies zu verhindern, erstellen wir ein definiertes virtuelles Feld, das wir später in unseren Filtern verwenden können. Wir werden außerdem ein virtuelles Feld erstellen, das jeden überfälligen Bereich definiert.

1. Erstellen Sie ein Feld namens _Reconcile mit dem Ausgabetyp I1 (1-stellige Ganzzahl): 1. Erstellen Sie ein Feld namens _Reconcile mit dem Ausgabetyp I1 (1-stellige Ganzzahl): IF ( TRANSLINEITEMHEADERD.Transaction.STATUS EQ 'ACT' AND TRANSLINEITEMHEADERD.Transaction.PARENTID IS MISSING) OR ( TRANSLINEITEMHEADERD.Transaction.STATUS EQ 'USED' AND TRANSLINEITEMHEADERD.Header.STATUSID EQ 2 AND TRANSLINEITEMHEADERD.LineItem.PARENTID IS MISSING) THEN 1 ELSE 0

Eingereichte Positionen einschließen

Wenn Sie auch eingereichte Positionen in diesen Bericht aufnehmen müssen, erstellen Sie das gleiche Feld mit dem Namen _Reconcile mit dem Ausgabetyp I1 (1-Digit Integer), aber mit dieser Logik: Wenn Sie auch eingereichte Positionen in diesen Bericht aufnehmen müssen, erstellen Sie das gleiche Feld mit dem Namen _Reconcile mit dem Ausgabetyp I1 (1-Digit Integer), aber mit dieser Logik: IF ( TRANSLINEITEMHEADERD.Transaction.STATUS EQ 'ACT' AND TRANSLINEITEMHEADERD.Transaction.PARENTID IS MISSING) OR ( TRANSLINEITEMHEADERD.Transaction.STATUS EQ 'USED' AND ((TRANSLINEITEMHEADERD.Header.STATUSID EQ 2 AND TRANSLINEITEMHEADERD.LineItem.PARENTID IS MISSING) OR (TRANSLINEITEMHEADERD.Header.STATUSID NE 2 AND TRANSLINEITEMHEADERD.LineItem.ISPARENT EQ 0 ))) THEN 1 ELSE 0

2 Erstellen Sie ein Feld namens _DaysPastDue mit einem Ausgabetyp von A200V für eine Textdarstellung der überfälligen Tage, die wir später im Bericht als Sub-Header verwenden werden.

Sie können wählen zwischen

Erstellungsdatum: das Feld Alterungstage basierend auf der Anzahl der Tage, an denen die Transaktion mit Chrome River durchgeführt wurde
Transakt.-Datum: das Feld Alterungstage basierend auf der Anzahl der Tage, seit die Transaktion stattgefunden hat

Erstellungsdatum: IF TRANSLINEITEMHEADERD.Transaction.TransAgingDaysCreateDate GE 0 AND TRANSLINEITEMHEADERD.Transaction.TransAgingDaysCreateDate LE 30 THEN '0-30 Days' ELSE IF TRANSLINEITEMHEADERD.Transaction.TransAgingDaysCreateDate GE 31 AND TRANSLINEITEMHEADERD.Transaction.TransAgingDaysCreateDate LE 60 THEN '31-60 Days' ELSE ''

Transakt.-Datum: IF TRANSLINEITEMHEADERD.Transaction.TransAgingDaysTransDate GE 0 AND TRANSLINEITEMHEADERD.Transaction.TransAgingDaysTransDate LE 30 THEN '0-30 Days' ELSE IF TRANSLINEITEMHEADERD.Transaction.TransAgingDaysTransDate GE 31 AND TRANSLINEITEMHEADERD.Transaction.TransAgingDaysTransDate LE 60 THEN '31-60 Days' ELSE ''

Nach überfälligen Tagen sortieren und als Sub-Header einfügen

1. Suchen Sie im Datenbereich nach _DaysPastDue und fügen Sie das Feld als Dimension dem Abschnitt Von nach dem Feld Transaction Owner hinzu.

2 Blenden Sie die Sichtbarkeit aus. In diesem Feld wird der Bericht nach der Anzahl der überfälligen Tage sortiert.

3 3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf _DaysPastDue im Abschnitt Von und wählen Sie >MEHR > SUB HEADER aus.

4. Ziehen Sie nun das Feld_DaysPastDue aus dem Datenfenster in das Textfeld Sub-Header und klicken Sie auf OK.

Filter zum Bericht hinzufügen

Es gibt zwei Filter, die diesem Bericht hinzugefügt werden müssen:

Ein Filter, der aufgelistete übergeordnete Transaktionen ausblendet und die untergeordneten Transaktionen zum ordnungsgemäßen Abgleich im Bericht belässt (das definierte Feld _Reconcile aus Schritt 1 des Abschnitts Virtuell definierte Felder erstellen)
Ein Filter, der die Daten begrenzt, die im Bericht angezeigt werden, basierend auf der Anzahl der Tage, an denen die Transaktion gealtert ist (entweder Erstellungsdatum oder Transaktionsdatum, je nachdem, was Sie in Schritt 2 von Abschnitt Virtuell definierte Felder erstellen ausgewählt haben).

Filter für Transaktionsalter in Tagen

1. Suchen Sie im Datenbereich auf der linken Seite des Webfokus-Editors nach den Feldern Transaktionsalter in Tagen (Erstellungsdatum) oder Transaktionsalter in Tagen (Transaktionsdatum) und ziehen Sie dieses Feld in den Filterbereich.

2 Doppelklicken Sie auf Entspricht und wählen Sie den Konditionaloperator Kleiner als oder gleich.

3 Doppelklicken Sie auf und geben Sie 60 in das Feld „Wert“ ein.

4. Klicken Sie nun in beiden Fenstern auf OK.

Wenn Sie mehr als 60 Tage einbeziehen möchten, müssen Sie die Zahl in der oben in Schritt 2A oder 2B von Virtuell definierte Felder erstellen eingegebenen Logik bearbeiten.

Filter Abgleich

1. Suchen Sie im Datenbereich auf der linken Seite des Webfokus-Editors nach dem Feld _Reconcile und ziehen Sie dieses Feld in den Filterbereich.

2 Doppelklicken Sie auf und geben Sie 1 in das Feld „Wert“ ein.

3 Klicken Sie nun in beiden Fenstern auf OK.

Bericht formatieren und Änderungen abschließen

1. Um einen Seitenumbruch hinzuzufügen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf PERSONID im Feld „Von“ und wählen Sie TRENNUNG > SEITENUMBRUCH > EIN.

2 Fügen Sie nun eine Zwischensumme hinzu, indem Sie mit der rechten Maustaste auf TRANSACTION OWNER im Feld Von klicken und dann TRENNUNG > ZWISCHENSUMME > EINFACH auswählen.

3 Klicken Sie auf den PAGE HEADER, um die Nachricht hinzuzufügen, die Sie in der E-Mail anzeigen möchten, die per Zeitplan gesendet wird. Der standardmäßige Admin-Benachrichtigungstext für nicht verwendete, Firmen-gezahlte Positionen lautet:

Nicht verwendete Firmen-gezahlte Positionen

Folgende Firmen-gezahlte Ausgabenpositionen sind derzeit nicht eingereicht.

Verwenden Sie den Editor, um Schriftart, Farbe, Textausrichtung und Größe nach Wunsch anzupassen, und klicken Sie dann auf OK.

4. Klicken Sie auf THEME in der Registerkarte „Start“, um das Farbschema und den Stil zu ändern.

Wählen Sie im Unterfenster Bibliotheken die Option ÄLTERE VORLAGEN. Wählen Sie eine Themenvorlage aus der Liste auf der rechten Seite aus; Vorlagen werden basierend auf ihrer dominanten Farbe benannt.

Um zum Standard-Theme und -Farbschema zurückzukehren, wählen Sie STANDARD-STYLESHEET VERWENDEN.

5. Speichern Sie den Bericht, indem Sie oben links im Webfokus-Editor-Fenster auf das Diskettensymbol klicken.

Geben Sie dem Bericht einen Titel und speichern Sie ihn im Ordner Meine Inhalte oder einem seiner Unterordner. Eine Fehlermeldung wird angezeigt, wenn Sie versuchen, den Bericht in einem anderen Ordner zu speichern.

OPTIONAL: Bericht nur an Manager senden

Wenn Sie diesen Bericht nur an Manager und nicht an Reisende senden möchten, befolgen Sie diese Schritte.

1. Entfernen Sie die PERSONID (Feld) aus dem Bericht, indem Sie sie im Abschnitt Von des Abfragebereichs auswählen und die LÖSCHEN-Taste auf Ihrer Tastatur drücken. Alternativ können Sie mit der rechten Maustaste auf den Feldnamen klicken und LÖSCHEN auswählen.

2 Fügen Sie dem Bericht die folgende Spalte als Dimension (VON) hinzu. Es muss das erste Feld im Bericht sein.

Transaktion (Segment) - Eig. (Segment) – REPORTSTOPERSONID (Feld)

3 Blenden Sie die Sichtbarkeit des Feldes REPORTSTOPERSONID (Feld) aus.

Jetzt müssen Sie den Bericht planen. Details dazu finden Sie unter Geplante Ad-hoc-Berichte per E-Mail verteilen.