Lektion 12: E-Mail-Verteilung – Zurückgewiesene Reisekostenabrechnungen In dieser Lektion erstellen wir eine RKA, die zurückgewiesene Positionen für jeden Reisenden anzeigt. Neue Reisekostenabrechnung erstellen Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Objekt Ausgabenanalyse (Belegposition/Zuordnung) und wählen Sie NEU > BERICHT. Fügen Sie folgende Felder als Dimensionen zum Bericht hinzu (VON): Header (Segment) – Owner (Segment) – Expense Owner (Feld) Header (Segment) – Report ID (Feld) Header (Segment) – Report Name (Feld) Header (Segment) – LineItem (Segment) – StatusApproved (Feld) Fügen Sie folgendes Feld als Maß zum Bericht hinzu (SUMME): Header (Segment) – LineItem (Segment) – Amount (Feld) Filter erstellen, um nur zurückgewiesene Positionen zu sehen Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spalte StatusApproved und wählen Sie FILTERWERTE. Doppelklicken Sie in der Eingabeaufforderung auf < VALUE >, wählen Sie als Typ < VALUE >KONSTANTE, klicken Sie im Drop-down-Menü auf Werte einholen und fügen Sie den Wert RET hinzu. Klicken Sie zweimal auf OK, um das Filterfenster für STATUSAPPROVED zu schließen. Das Feld „PersonID“ hinzufügen und das Feld „StatusApproved“ ausblenden Die PersonID bestimmt die Verteilung, wenn die Burst-Option zum Versand eines E-Mail-Berichts gewählt wurde. Diese Spalte muss ganz links im Bericht stehen. Sie muss nicht sichtbar sein. Fügen Sie Header (Segment) – OwnerID (Feld) als erste Dimension hinzu. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spalte OwnerID und ändern Sie die Sichtbarkeit zu Ausblenden. Blenden Sie die Spalte StatusApproved aus. Seitenüberschrift basierend auf Reisendem erstellen Klicken Sie auf die Spalte Reisender. Klicken Sie in der Registerkarte Feld – Reisender in der Gruppe Trennung auf Seitenumbruch. Wählen Sie in der Registerkarte Start in der Gruppe Bericht im Drop-down-Menü Header & Footer& die Option Page Header. Geben Sie ein: Die folgenden Reisekostenabrechnungen wurden zurückgewiesen und warten in Ihrem Chrome River Dashboard darauf, dass Sie etwas unternehmen. Schließen Sie dann das Fenster Kopf- und Fußzeile. Daten für eine HTML-E-Mail formatieren Die umgekehrte Farbe der Spaltenüberschriften wird in einer E-Mail nicht angezeigt. Stattdessen unterstreichen wir die Spaltenüberschriften. Klicken Sie auf die Spalte Reisender. Klicken Sie in der Registerkarte Feld – Reisender in der Gruppe Stil auf Titelstil. Wählen Sie die Schaltfläche Unterstreichen. Wiederholen Sie diesen Vorgang für jede Spaltenüberschrift. Klicken Sie auf die Spalte Betrag. Klicken Sie in der Registerkarte Feld – Betrag in der Gruppe Format auf die Schaltfläche Komma. Bericht speichern Klicken Sie in der Schnellzugriffsleiste auf die Schaltfläche Speichern. Speichern Sie den Bericht hier: Inhalte > [Name Ihres Unternehmens] > Meine Inhalte. Nennen Sie den Bericht „Lektion 12: E-Mail-Verteilung – Zurückgewiesene Reisekostenabrechnungen“. Verteilerdateien über Treiber aktualisieren Eine Verteilerdatei ist eine Liste von Benutzern, die zu einer der folgenden vier Gruppen gehören: Delegierte, Gruppenrouting, Reisende und Reisende + Berichtet an (Manager). Um eine Verteilerdatei mit den neuesten Benutzerinformationen zu aktualisieren, müssen Sie den entsprechenden Verteilertreiber ausführen. Führen Sie den Treiber regelmäßig aus, damit er mit den aktuellen Benutzern im System aktualisiert wird. Die folgenden vier Treiber entsprechen den vier Optionen für die Verteilerdatei: Delegierte: Aktualisiert die Liste der Delegierten. Gruppen-Routing: Aktualisiert die Liste der Genehmigungsgruppenmitglieder. Reisende: Aktualisiert die Liste der Reisenden, zugewiesenen Benutzer oder Rechnungsanfrager. (Zur Verwendung mit Berichten, die nur an Reisende, Manager, Rechnungsanfrager oder zugewiesene Genehmiger gesendet werden müssen.) Reisende + Berichtet an (Manager): Aktualisiert die Liste, die Reisende und deren direkte Manager enthält (d. h. „Berichtet an“). (Zur Verwendung mit Berichten, die an Reisende/Anfragende/zugewiesene Genehmiger und deren Manager gesendet werden müssen.) Führen Sie folgende Schritte durch, um den Treiber entsprechend der zu aktualisierenden Verteilerdatei auszuführen. Rufen Sie die Registerkarte Analytics Dashboard > >AD-HOC-BERICHTE auf. Wählen Sie ARBEITSBEREICHE > STANDARDBERICHTE > TREIBER. Je nachdem, welche Verteilerdatei Sie aktualisieren möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf VERTEILERDATEI AKTUALISIEREN – REISENDE, VERTEILERDATEI AKTUALISIEREN – GRUPPENROUTING, VERTEILERDATEI AKTUALISIEREN – DELEGIERTE oder VERTEILERDATEI AKTUALISIEREN – REISENDE + BERICHTET AN (MANAGER). Wählen Sie AUSFÜHREN. Stellen Sie sicher, dass Sie die Nachricht „Verteilungsliste erfolgreich aktualisiert!“ erhalten. Wenn gewünscht, können Sie eine Treiberdatei automatisch ausführen, indem Sie einen Zeitplan anhängen und diesen im Ordner Meine Inhalte speichern. Die vorgeschlagene Wiederholung ist „Täglich“, und der vorgeschlagene Empfänger ist no-reply@chromeriver.com, da die Ergebnisse der Treiberdatei nicht an einen Benutzer gesendet werden müssen. E-Mail-Bericht ausführen Zur Ausführung müssen wir den Bericht planen. Im Planungsmenü finden Sie alle E-Mail-Optionen. Bevor Sie anfangen, müssen Sie eine Anfrage über den Chrome River Helpdesk senden, um den Namen der Verteilungsdatei Ihres Unternehmens zu erfahren (siehe Schritt 5). Navigieren Sie zur Registerkarte Analytics-Dashboard > Ad-hoc-Berichte. Rufen Sie Inhalte > [Name Ihres Unternehmens] > Meine Inhalte auf. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Lektion 12: E-Mail-Verteilung – Zurückgewiesene Reisekostenabrechnungen und klicken Sie auf Planung > E-Mail. Klicken Sie auf die Registerkarte Verteilung und wählen Sie Typ: Verteilungsdatei. Chrome River erstellt eine Verteilungsdatei für Ihr Unternehmen, damit Sie eine bestimmte RKA zur Verteilung an alle Chrome River-Benutzer in Ihrem Unternehmen planen können. Geben Sie den Namen der Verteilungsdatei ein. (Z. B. /var/reporting/distribution/A948_www.tcc.com.txt) Geben Sie unter Von den Absendernamen ein. Beispiel: „Abteilung für Ausgabenverwaltung“. Geben Sie eine Antwortadresse ein. Geben Sie einen Betreff ein. Beispiel: „Ihre zurückgewiesenen Reisekostenabrechnungen“. Sie könnten Ihre RKA als Anhang versenden. Wir versenden die Nachricht direkt in der E-Mail (damit sie auch gelesen wird). Klicken Sie auf die Registerkarte Aufgabe. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für BURST-BERICHT. So wird jede Zeile der RKA an die richtige Person gesendet. Andernfalls erhält jeder in der Verteilerliste jede RKA. Weitere Informationen finden Sie in dem Artikel Geplante Ad-hoc-Berichte per E-Mail verteilen. Berichteigenschaften gibt standardmäßig an, was im Verfahren festgelegt wurde. Wenn es nicht bereits gewählt ist, aktivieren Sie Festgelegtes Format überschreiben im Verfahren und wählen Sie HTML – Webseite. Klicken Sie auf SPEICHERN UND SCHLIEẞEN& und speichern Sie die Planung unter Meine Inhalte. Suchen Sie den Plan im Ordner „Meine Inhalte“, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie AUSFÜHREN. Stellen Sie sicher, dass Sie die Nachricht „Vorgang erfolgreich ausgeführt“ erhalten. Protokoll prüfen Rufen Sie in der Registerkarte Plan-Explorer Inhalte > [Name Ihres Unternehmens] > Meine Inhalte auf. Doppelklicken Sie auf den Plan Lektion 12: E-Mail-Verteilung – Zurückgewiesene Reisekostenabrechnungen. Klicken Sie auf die Registerkarte PROTOKOLLBERICHTE. Das ist ein gutes Mittel zur Fehlersuche. Doppelklicken Sie auf einen Eintrag, um den detaillierten Protokollbericht zu sehen. E-Mail zum Testen anzeigen Prüfen Sie, ob Ihre E-Mail richtig formatiert ist. Ggf. möchten Sie einen Filter für Ihren Bericht erstellen, so dass er nur eine einzige E-Mail generiert, wenn Sie ihn manuell ausführen. Dann können Sie das Ergebnis testen, ohne eine E-Mail an das gesamte Unternehmen zu senden. War dieser Beitrag hilfreich? Ja Nein