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Lektion 11: Benutzerdefinierte Attribute, Beleganzeige und bedingte Formatierung – Audit-Bericht

Unser Ziel ist es, einen Bericht für den Auditor zu erstellen, der sämtliche Flugreisen und die Serviceklasse zeigt. Außerdem sollen Hotelkosten angezeigt und Hoteleinträge hervorgehoben werden, die mehr als 700 $ gekostet haben.

Zunächst die zugrunde liegenden Daten zeigen

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Objekt Ausgabenanalyse (Belegposition/Zuordnung) und wählen Sie NEU > BERICHT.

  • Fügen Sie folgende Felder als Dimensionen zum Bericht hinzu (VON):
  • Header (Segment) - Owner (Segment) – Expense Owner (Field)
  • Header (Segment) – Report ID (Feld)
  • Header (Segment) – Report Name (Feld)
  • Header (Segment) – LineItem (Segment) – LineItemType (Segment) – Expense (Feld)
  • Header (Segment) – LineItem (Segment) – Line Number (Feld)
  • Header (Segment) – LineItem (Segment) – ParentID (Feld)

(Die ParentID zeigt, dass es sich hier um einen untergeordneten Eintrag handelt – in der Regel dem Hotel untergeordnet.)

  • Fügen Sie folgendes Feld als Maß zum Bericht hinzu (SUMME):
  • Header (Segment) – LineItem (Segment) – Amount (Feld)

Filter hinzufügen, um nur Flug- und Hoteleinträge zu zeigen

  1. Klicken Sie auf die Spalte Ausgabe und wählen Sie AUFFORDERUNG.
  2. Doppelklicken Sie in der Eingabeaufforderung auf < WERT >, wählen Sie als Typ < VALUE >KONSTANTE, klicken Sie im Drop-down-Menü auf Werte einholen und fügen Sie den Wert Flugreise hinzu.
  3. Klicken Sie auf Einfügen nach, um eine OR-Bedingung hinzuzufügen.
  4. Klicken Sie für auf das Drop-down-Menü und wählen Sie <FIELD>Header (Segment) – LineItem (Segment) – ParentID (Feld).
  5. Klicken Sie auf Ist gleich und legen Sie als Bedingung Fehlt nicht fest (dies gibt an, dass es ein Hoteleintrag ist).
  6. Klicken Sie auf OK und schließen Sie das Fenster Filterbedingung erstellen.

Serviceklasse hinzufügen

  1. Nachdem wir nun die Daten gesehen haben, können Sie die Spalte ParentID löschen.

  2. Fügen Sie für diesen Kunden Header (Segment) – LineItem (Segment) – UserDefinedData (Segment) – ENTITYVALUE1 (Feld) als eine Dimension hinzu. So wird der „Outer Join“ bewahrt.
  3. Fügen Sie dieses Feld als eine Dimension hinzu: Header (Segment) – LineItem (Segment) – UserDefinedData (Segment) – EntityValue1 (Segment) – Name (Feld).
  4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld EntityValue1 und ändern Sie die Sichtbarkeit zu Ausblenden.

Hoteleinträge in eine Zeile gruppieren

Wir können Flugreisen erkennen, da sie eine Service-Klasse haben.

  1. Um die Hoteleinträge in nur eine Zeile zu gruppieren, löschen Sie die Spalte Ausgabe.
  2. Markieren Sie die Spalte Report-ID und wählen Sie Zeilenumbruch in der Gruppe Trennung in der Registerkarte Feld – Report-ID.

Beleganzeige hinzufügen

  1. Fügen Sie dieses Feld nach der Spalte Report-ID hinzu: Header (Segment) – LineItem (Segment) – HasReceipt (Feld).
  2. Klicken Sie auf das Feld HasReceipt und wählen Sie Hyperlinks in der Gruppe Links in der Registerkarte Feld – HasReceipt.
  3. Klicken Sie auf BERICHT und dann auf DURCHSUCHEN.
  4. Klicken Sie auf Standardberichte und dann auf Fahrer.
  5. Wählen Sie AUSGABENBELEGE. Klicken Sie auf ÖFFNEN.

  6. Klicken Sie auf das &, um einen Parameter einzugeben. Geben Sie Parametername als Report-ID ein. Wählen Sie Report-ID als Wert.

Beleganzeigen-Aufschlüsselung testen

  1. Klicken Sie in der Schnellzugriffsleiste auf die Schaltfläche AUSFÜHREN.
  2. Klicken Sie in der Spalte HasReceipts auf die Anzahl der Belege für eine der Reisekostenabrechnungen.
  3. Das Belegbild sollte als PDF in einem neuen Fenster erscheinen.

Transaktionen für mehr als 700 $ hervorheben

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spalte Betrag und wählen Sie More und anschließend Ampelbedingungen.

  2. Klicken Sie auf das Drop-down-Menü 0 rechts neben Größer als und geben Sie 700 ein.
  3. Klicken Sie auf den Stil-Button in der Menüleiste.
  4. Ändern Sie die Hintergrundfarbe zu Rot (deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Transparent) und klicken Sie auf OK.

  5. Ändern Sie die Textfarbe zu Weiß.

 

Bericht speichern und ausführen

  1. Klicken Sie in der Schnellzugriffsleiste auf die Schaltfläche Speichern. Speichern Sie den Bericht hier: Inhalte > [Name Ihres Unternehmens] > Meine Inhalte.
  2. Nennen Sie den Bericht „Lektion 11 – Benutzerdefinierte Attribute, Beleganzeige und bedingte Formatierung – Audit-Bericht“
  3. Klicken Sie in der Schnellzugriffsleiste auf die Schaltfläche AUSFÜHREN.

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