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Geplante Ad-hoc-Berichte per E-Mail verteilen

Das Verteilen eines geplanten Ad-hoc-Berichts per E-Mail bedeutet das Erstellen eines Ad-hoc-Berichtsplans, der jede Person berücksichtigt, die mit Datensätzen des Berichts verknüpft ist (Ausgaben-/Transaktionseigentümer, Rechnungsanforderer, zugewiesener Genehmiger oder zugewiesene Gruppe bzw. Rolle), sowie das Versenden einer E-Mail mit nur den relevanten Daten aus dem Bericht an diese Person, ihre Delegierten und/oder die Gruppe oder Rolle, zu der sie gehören.

Sie müssen die folgenden Schritte ausführen, um sicherzustellen, dass diese Datei ordnungsgemäß und mit korrekten Daten versendet wird:

  1. Fügen Sie Ihrem Bericht die entsprechenden ID- oder Entitätsfelder als erste Dimension im Abschnitt Von des Abfragebereichs hinzu. Dadurch wird dem Zeitplan mitgeteilt, über welchen Schlüssel verteilt werden soll. Speichern Sie Ihren Bericht mit den Änderungen, wenn Sie fertig sind.

  2. Aktualisieren Sie die Verteilerdatei, d.h. eine Liste möglicher Empfänger, damit der Zeitplan weiß, an wen die E-Mails gesendet werden sollen. Wenn Sie es noch nicht getan haben, müssen Sie den Speicherort und den Namen der Verteilerdatei vom Support-Team von Chrome River ANALYTICS zur Verwendung beim Erstellen des Zeitplans abrufen.

  3. Richten Sie einen Ad-hoc-E-Mail-Zeitplan ein, damit der Bericht zu einem bestimmten Zeitpunkt an bestimmte Benutzer gesendet wird. Überprüfen Sie unbedingt die Zeitplanprotokolle, um sicherzustellen, dass die Datei an die entsprechenden E-Mail-Adressen gesendet wurde, nachdem Sie den Zeitplan beim ersten Mal manuell ausgeführt haben. Nachfolgende Zeitpläne werden automatisch ausgeführt.

  4. Überprüfen Sie Ihre E-Mails oder lassen Sie einen anderen Benutzer seine E-Mails überprüfen, um sicherzustellen, dass der Bericht eingegangen ist.

Jeder dieser Schritte wird im Folgenden ausführlich erläutert.

Wechsel in den strukturierten Modus

Klicken Sie zuerst mit der rechten Maustaste auf den Namen Ihres Berichts und wählen Sie dann BEARBEITEN. Wechseln Sie die Ansicht in den strukturierten Modus.

Vorbereiten Ihres Berichts für die Burst-Verteilung

Jeder Bericht, den Sie an einzelne Benutzer verteilen möchten, muss mindestens einen Schlüssel oder ein Feld als erste Dimension oder Feld im Bericht enthalten. Sie können diese später vom Druck im Bericht ausblenden, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das/die Feld/er klicken und SICHTBARKEIT > AUSBLENDEN wählen.

Hier finden Sie verschiedene beispielhafte Verteilungsziele und die zugehörigen Schlüssel oder Felder, die Sie Ihrem Bericht hinzufügen müssen. Nachdem Sie die richtigen IDs oder Schlüssel für Ihr Ziel hinzugefügt haben, wechseln Sie zum Bereich „Verteilung aktualisieren“.

Sie müssen alle unten aufgeführten Segmente erweitern, dabei jedoch alle anderen Segmente oder Kategorien dazwischen einklappen, während Sie durch den Datenbereich nach unten scrollen.

  • Bericht nur an Ausgaben- oder Transaktionseigentümer gesendet ODER an Ausgaben- oder Transaktionseigentümer und deren Manager ODERan Delegierte von Ausgaben- oder Transaktionseigentümern mit Daten, die zu den Eigentümern gehören:

  • Transaktion (Segment) oder Header (Segment) > >Eig. (Segment) > PERSONID (Feld)

  • Bericht nur an Manager von Ausgaben- oder Transaktionseigentümern gesendet, mit Daten, die zu ihren Untergebenen gehören:

  • Transaktion (Segment) oder Header (Segment) > >Eig. (Segment) > REPORTSTOPERSONID (Feld)

Die folgenden Ziele und Felder sind nur zu verwenden, wenn Sie einen Ad-hoc-Bericht mithilfe des Berichtsobjekts Ausgabenanalyse (Genehmigung/Routing) erstellt haben und die anderen Ziele nicht mit Ihren Verteilungszielen übereinstimmen.

  • Bericht an zugewiesene Genehmiger von Reisekostenabrechnungen ODER an zugewiesene Genehmiger und deren Manager ODER an Delegierte zugewiesener Genehmiger gesendet, wobei Daten, die zu Reisekostenabrechnungen gehören, auf die Genehmigung von zugewiesenen Genehmigern warten:

  • Header (Segment) > >Belegposition (Segment) > Belegposition Schritt> (Segment) > Genehmiger (Segment) > >PERSONID (Feld)

  • Bericht nur an Manager zugewiesener Genehmiger gesendet, wobei Daten, die zu Reisekostenabrechnungen gehören, auf die Genehmigung von ihren Untergebenen warten:

  • Header (Segment) > >Belegposition (Segment) > Belegposition Schritt> (Segment) > Genehmiger (Segment) > >REPORTSTOPERSONID (Feld)

  • Bericht an alle Benutzer mit zugewiesenen Rollen/Gruppen für Reisekostenabrechnungen gesendet, die diesen Rollen/Gruppen zugewiesen sind. Folgende Felder müssen als erste drei Felder im Abschnitt Von des Abfragebereichs in dieser Reihenfolge hinzugefügt werden:

  • Header (Segment) > Belegposition (Segment) > Belegposition Schritt > Funktion - Name (Feld)

  • Header (Segment) > Belegposition (Segment) > Belegposition Schritt (Segment) > Listentypen-Code (Feld)

  • Header (Segment) > Belegposition (Segment) > Belegposition Schritt (Segment) > Listen-Code (Feld)

Die folgenden Ziele und Felder sind nur zu verwenden, wenn Sie eines der Rechnungs-Ad-hoc-Berichtsobjekte zum Erstellen Ihres Ad-hoc-Berichts verwendet haben.

  • Bericht an Eigentümer von Rechnungsanfragen ODER Eigentümer von Rechnungsanfragen und deren Manager ODER Delegierte von Eigentümern von Rechnungsanfragen gesendet, mit Daten, die zu den Eigentümern gehören:

  • Header der Rechnung (Segment) > >Rechnungsanforderer (Segment) > PERSONID (Feld)

  • Bericht an zugewiesene Genehmiger von Rechnungen ODER an zugewiesene Genehmiger und deren Manager ODER an Delegierte zugewiesener Genehmiger gesendet, wobei Daten, die zu Rechnungen gehören, auf die Genehmigung von zugewiesenen Genehmigern warten:

  • Header der Rechnung (Segment) > Invoice Routing (Segment) > Zugewiesene Person > PERSONID (Feld)

  • Bericht nur an Manager zugewiesener Genehmiger gesendet, wobei Daten, die zu Rechnungen gehören, auf die Genehmigung von ihren Untergebenen warten:

  • Header der Rechnung (Segment) > Invoice Routing (Segment) > Zugewiesene Person (Segment) > REPORTSTOPERSONID (Feld)

  • Bericht an alle Benutzer zugewiesener Rollen/Gruppen für Rechnungen gesendet, die zur Genehmigung durch diese Benutzer in diesen Rollen zugewiesen sind. Folgende Felder müssen als erste drei Felder im Abschnitt Von des Abfragebereichs in dieser Reihenfolge hinzugefügt werden:

  • Header der Rechnung (Segment) > >Invoice Routing (Segment) > Funktion - Name (Feld)

  • Header der Rechnung (Segment) > >Invoice Routing (Segment) > Listentypen-Code (Feld)

  • Header der Rechnung (Segment) > >Invoice Routing (Segment) > Listen-Code (Feld)

Verteilerdateien über Treiber aktualisieren

Eine Verteilerdatei ist eine Liste von Benutzern, die zu einer der folgenden vier Gruppen gehören: Delegierte, Gruppenrouting, Reisende und Reisende + Berichtet an (Manager).

Um eine Verteilerdatei mit den neuesten Benutzerinformationen zu aktualisieren, müssen Sie den entsprechenden Verteilertreiber ausführen. Führen Sie den Treiber regelmäßig aus, damit er mit den aktuellen Benutzern im System aktualisiert wird. Die folgenden vier Treiber entsprechen den vier Optionen für die Verteilerdatei:

  • Delegierte: Aktualisiert die Liste der Delegierten.

  • Gruppen-Routing: Aktualisiert die Liste der Genehmigungsgruppenmitglieder.

  • Reisende: Aktualisiert die Liste der Reisenden, zugewiesenen Benutzer oder Rechnungsanfrager. (Zur Verwendung mit Berichten, die nur an Reisende, Manager, Rechnungsanfrager oder zugewiesene Genehmiger gesendet werden müssen.)

  • Reisende + Berichtet an (Manager): Aktualisiert die Liste, die Reisende und deren direkte Manager enthält (d. h. „Berichtet an“). (Zur Verwendung mit Berichten, die an Reisende/Anfragende/zugewiesene Genehmiger und deren Manager gesendet werden müssen.)

Führen Sie folgende Schritte durch, um den Treiber entsprechend der zu aktualisierenden Verteilerdatei auszuführen.

  1. Rufen Sie die Registerkarte Analytics Dashboard > >AD-HOC-BERICHTE auf.

  2. Wählen Sie ARBEITSBEREICHE > STANDARDBERICHTE > TREIBER.

  3. Je nachdem, welche Verteilerdatei Sie aktualisieren möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf VERTEILERDATEI AKTUALISIEREN – REISENDE, VERTEILERDATEI AKTUALISIEREN – GRUPPENROUTING, VERTEILERDATEI AKTUALISIEREN – DELEGIERTE oder VERTEILERDATEI AKTUALISIEREN – REISENDE + BERICHTET AN (MANAGER).

  4. Wählen Sie AUSFÜHREN.
  5. Stellen Sie sicher, dass Sie die Nachricht „Verteilungsliste erfolgreich aktualisiert!“ erhalten.

 

Wenn gewünscht, können Sie eine Treiberdatei automatisch ausführen, indem Sie einen Zeitplan anhängen und diesen im Ordner Meine Inhalte speichern. Die vorgeschlagene Wiederholung ist „Täglich“, und der vorgeschlagene Empfänger ist no-reply@chromeriver.com, da die Ergebnisse der Treiberdatei nicht an einen Benutzer gesendet werden müssen.

E-Mail-Bericht ausführen

Um eine E-Mail auszulösen, müssen Sie den Bericht planen. Bevor Sie beginnen, müssen Sie eine Anfrage über den Chrome River Helpdesk senden, um den Namen der Verteilungsdatei Ihres Unternehmens für Schritt 4 unten zu erhalten.

  1. Rufen Sie die Registerkarte Analytics Dashboard > >AD-HOC-BERICHTE auf.

  2. Wählen Sie ARBEITSBEREICHE >> [Ihr Firmenname] > >MEINE INHALTE.

  3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen Ihres Berichts und wählen Sie ZEITPLAN > E-MAIL.

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte VERTEILUNG und wählen Sie folgende Informationen aus bzw. geben Sie diese ein.

  2. Typ: Wählen Sie „Verteilungsdatei“. Chrome River erstellt eine Verteilungsdatei für Ihr Unternehmen, damit Sie eine bestimmte RKA zur Verteilung an alle Chrome River-Benutzer in Ihrem Unternehmen planen können.

  3. An: Geben Sie den Namen der Verteilungsdatei ein. (z. B., /var/reporting/distribution/A948_www.tcc.com.txt). Diese ist einzigartig für Ihr Unternehmen.

  4. Wenn Sie noch nicht über den Namen verfügen, senden Sie eine Anfrage über den Chrome River Helpdesk.

  5. Geben Sie unbedingt an, welchen Verteilungsdateinamen Sie benötigen: Delegierte, Gruppen-Routing, Eigentümer oder Eigentümer + Berichtet an.

  6. CC: Lassen Sie dieses Feld leer, es sei denn, Sie möchten, dass ein bestimmter Benutzer jeden partitionierten Bericht per E-Mail erhält, der an jeden Benutzer in Ihrem Unternehmen gesendet wird.

  7. Von: Wählen Sie den Anzeigenamen. Beispiel: „Abteilung für Ausgabenverwaltung“.

  8. Antwortadresse: Wir empfehlen no-reply@chromeriver.com

  9. Betreff: Beschreiben Sie den Inhalt des Berichts für die Empfänger. Beispiel: „Ihre zurückgewiesenen Reisekostenabrechnungen“.

  10. E-Mail-Angaben: Sie können Ihren Bericht als Anhang senden, aber wir wählen „Bericht als Inline-Nachricht senden“, damit die Leute ihn lesen!

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte AUFGABE.

  2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für BURST-BERICHT. So wird jede Zeile der RKA an die richtige Person gesendet. Andernfalls erhalten alle in der Verteilerliste jede Zeile des Berichts.

  3. Wenn es nicht bereits ausgewählt ist, aktivieren Sie ANGEGEBENES FORMAT ÜBERSCHREIBEN und wählen Sie „HTML - Webseite“.

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte WIEDERHOLUNG.

  2. Wählen Sie das entsprechende Optionsfeld im Abschnitt Einstellungen, um festzulegen, wie oft der Zeitplan ausgeführt werden soll.

  3. Wählen Sie eine Zeitzone.

  4. Legen Sie die Zeit fest, zu der der Zeitplan gestartet werden soll, basierend auf der Wiederholung, die Sie im Abschnitt „Einstellungen“ ausgewählt haben. Verlassen Sie den Abschnitt „Ende“ so, wie er ist.

  5. Klicken Sie auf SPEICHERN UND SCHLIEẞEN& und speichern Sie die Planung unter Meine Inhalte.

  1. Jetzt müssen Sie den Zeitplan manuell ausführen, um ihn zu überprüfen. Suchen Sie den Plan im Ordner Meine Inhalte, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie AUSFÜHREN.

  2. Stellen Sie sicher, dass die Meldung „Der Zeitplan wurde zur Ausführung übermittelt...“ angezeigt wird.

Protokoll prüfen

1. Wählen Sie auf der Registerkarte Zeitplan-Explorer die Option ARBEITSBEREICHE >> [Ihr Firmenname] > >MEINE INHALTE.

2 Doppelklicken Sie auf den von Ihnen gespeicherten Berichtszeitplan.

3 Klicken Sie auf die Registerkarte PROTOKOLLBERICHTE. Doppelklicken Sie auf einen Eintrag, um den detaillierten Protokollbericht zu sehen. Das ist ein gutes Mittel zur Fehlersuche.

E-Mail zum Testen anzeigen

Nachdem Sie den Bericht zum ersten Mal manuell ausgeführt haben, finden Sie die entsprechende E-Mail-Benachrichtigung in Ihrem E-Mail-Postfach und können überprüfen, ob der Bericht korrekt formatiert ist. Ggf. möchten Sie einen Filter für Ihren Bericht erstellen, so dass er nur eine einzige E-Mail generiert, wenn Sie ihn manuell ausführen. Dann können Sie das Ergebnis testen, ohne eine E-Mail an das gesamte Unternehmen zu senden.

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