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Weitere Informationen finden Sie in dem Artikel Bestellungen genehmigen.

Wenn Sie Teil des Genehmigungsvorgangs sind und Bestellungen auf Ihre Genehmigung warten, erscheint auf dem Dashboard eine gelbe Benachrichtigungsleiste. Sie können Bestellungen entweder in der App oder per E-Mail genehmigen oder zurücksenden.

Auf Genehmigungen zugreifen

Klicken Sie im Startbildschirm auf die Anzahl an Bestellungen, deren Genehmigung noch aussteht, um zum Genehmigungen-Dashboard zu gelangen.

Klicken Sie von jeder beliebigen anderen Stelle in der App auf das Symbol Menü oben links und anschließend auf BESTELLUNG in der Liste „Genehmigungen“. Die Anzahl der ausstehenden Genehmigungen wird in dem gelben Kreis angezeigt.

Sie können eine Bestellung sofort genehmigen oder zurücksenden, und zwar direkt im Menü „Genehmigungen erforderlich“.

1. Klicken Sie auf eine der in der Liste aufgeführten Rechnungen, um eine Vorschau anzuzeigen.

2 Klicken Sie auf die Schaltfläche SENDEN und wählen Sie RÜCKSENDUNG oder GENEHMIGEN.

Genehmigungen sortieren und filtern

Die Liste „Genehmigungen erforderlich“ zeigt alle Bestellungen an, die noch auf Ihre Genehmigung warten.

  • Tippen Sie auf den SORT-Button oben rechts, um die Liste nach Bestelldatum, Bestellnummer, Betrag oder Lieferant zu sortieren.
  • Über den SORT-Button können Sie außerdem auf Filter zugreifen. Sie können Ihre Genehmigungen nach den von Ihrem Unternehmen festgelegten Kriterien filtern.
  • Dieses Symbol kennzeichnet eine Bestellung, die mit einem temporären Lieferanten angelegt wurde.

Je nach Konfiguration Ihres Unternehmens können Sie möglicherweise direkt im Genehmigungen-Dashboard mehrere Bestellungen auf einmal genehmigen oder zurücksenden, indem Sie die Kontrollkästchen neben den gewünschten Bestellungen aktivieren und auf SENDEN und anschließend auf GENEHMIGEN oder RÜCKSENDUNG klicken.

Eine Bestellung aufrufen

Klicken Sie auf eine Bestellung in der Liste „Genehmigungen erforderlich“, um sie in der Vorschau anzuzeigen, und klicken Sie dann auf BEARBEITEN in der oberen linken Ecke der Vorschau, um die Details vor der Genehmigung oder Rücksendung zu bearbeiten.

  • Je nach den Konfigurationseinstellungen Ihres Unternehmens können Sie eventuell nur Kommentare und/oder Bilder vor der Genehmigung oder Rücksendung der Rechnung hinzufügen.

Wenn Sie auf SPEICHERN klicken, werden Ihre Änderungen gespeichert, ohne dass die Bestellung sofort genehmigt oder zurückgesandt wird.

Genehmigung über die App

Klicken Sie auf SENDEN und anschließend auf GENEHMIGEN.

Ihr Unternehmen bestimmt, ob Sie die Möglichkeit haben, einen zusätzlichen Prüfer aus der Dropdown-Liste auszuwählen, und ob ein Kommentar optional ist. Klicken Sie auf GENEHMIGEN.

Rücksendung über die App

Klicken Sie auf SENDEN und anschließend auf RÜCKSENDUNG.

Im nächsten Schritt müssen Sie die Person oder die Gruppe auswählen, an die Sie die Bestellung zurücksenden möchten. Geben Sie den erforderlichen Kommentar zur Rücksendung ein und klicken Sie auf RÜCKSENDUNG, um die Bestellung abzuschicken.

Andere Genehmigungsaktionen

Verwenden Sie die Schaltflächen am oberen Rand des Vorschaubildschirms, um auf andere Aktionen zuzugreifen.

  • Beachten Sie, dass sich bestimmte Aktionen unter der Schaltfläche mit den drei Punkten befinden können.

  • Nachverfolgung: Folgen Sie dem gesamten Laufgang der Bestellung durch den Genehmigungsrouting-Vorgang.
  • PDF: Klicken Sie auf den Pfeil, um unterschiedliche Versionen des PDF-Berichts der Bestellung anzuzeigen:
  • Bestellungsbericht
  • Vollständiger Bericht
  • Vorherige Bestellung: Zugehörige vorherige Bestellungen anzeigen.
  • Audit Auditverlauf der Bestellung anzeigen.

Per E-Mail genehmigen oder zurücksenden

Sie erhalten außerdem eine E-Mail-Benachrichtigung für jede Bestellanforderung, die Ihrer Zustimmung bedarf.

Sie können Rechnungen zur Zahlung AKZEPTIEREN oder sie als RÜCKSENDUNG mit Fragen oder Kommentaren an den Ersteller zurücksenden, indem Sie die E-Mail einfach weiterleiten. Dies kann von jedem E-Mail-System und jeder Software aus erfolgen, auch von Smartphones und Tablets aus.

Alle Kommentare, die Sie in die weitergeleitete Nachricht eingeben, werden automatisch in den Abschnitt „Notizen“ der Bestellung eingefügt.

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