Weitere Informationen finden Sie in dem Artikel Rechnungen genehmigen.

Wenn Sie Teil des Genehmigungsvorgangs sind und Rechnungen auf Ihre Genehmigung warten, erscheint auf dem Dashboard eine gelbe Benachrichtigungsleiste. Sie können Rechnungen entweder in der App oder per E-Mail genehmigen oder zurücksenden.

Auf Genehmigungen zugreifen

Klicken Sie auf Ihrem Dashboard auf die Anzahl an Rechnungen, deren Genehmigung noch aussteht, um zum Genehmigungen-Dashboard zu gelangen.

Klicken Sie von jeder beliebigen anderen Stelle in der App auf das Symbol Menü oben links und anschließend auf RECHNUNG in der Liste „Genehmigungen“. Die Anzahl der ausstehenden Genehmigungen wird in dem gelben Kreis angezeigt.

Sie können eine Rechnung sofort genehmigen oder zurücksenden, und zwar direkt im Menü „Genehmigungen erforderlich“.

1. Klicken Sie auf eine der in der Liste aufgeführten Rechnungen, damit eine Vorschau erscheint.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche SENDEN und wählen Sie RÜCKSENDUNG oder GENEHMIGEN.

Genehmigungsindikator in Echtzeit

Wenn Sie ein Mitglied einer Genehmigungsauditgruppe sind, dann sehen Sie ein „wird geprüft“-Statuslabel auf den Rechnungen, die zurzeit von mindestens einem Gruppenmitglied geprüft werden. Das Label verbleibt, bis der letzte Genehmiger den Genehmigungsprozess abgeschlossen hat.

In der Übersicht Rechnungen werden die Namen der anderen Genehmigenden angezeigt, die diese Rechnung derzeit prüfen. Wenn die Liste sehr lang ist, müssen Sie auf den Link „[Name] und weitere Benutzer“ klicken, um alle Namen anzuzeigen.

Genehmigungen sortieren und filtern

Die Liste „Genehmigungen erforderlich“ zeigt alle Rechnungen an, die noch auf Ihre Genehmigung warten.

• Klicken Sie auf den SORT-Button oben rechts, um die Liste nach Rechnungsdatum, Erstellungsdatum, Rechnungsnummer, Lieferant, Anforderer oder Rechnungsbetrag zu sortieren.
• Über den SORT-Button können Sie außerdem auf Filter zugreifen. Sie können Ihre Genehmigungen nach den von Ihrem Unternehmen festgelegten Kriterien filtern.
• Eine zurückgesandte Rechnung wird durch einen Rückwärts-Pfeil gekennzeichnet.

Je nach Konfiguration Ihres Unternehmens können Sie möglicherweise direkt im Rechnungsgenehmigungs-Dashboard mehrere Rechnungen auf einmal genehmigen oder zurücksenden, indem Sie die Kontrollkästchen neben den gewünschten Rechnungen aktivieren und auf SENDEN und anschließend auf GENEHMIGEN oder RÜCKSENDUNG klicken.

Benutzerdefinierten Filter erstellen

1. Klicken Sie im Dropdown-Menü des SORT-Buttons auf NEUEN FILTER ERSTELLEN.

2. Geben Sie einen Namen für den Filter ein.

3. Klicken Sie unter „Filterregeln“ auf FILTERTYP HINZUFÜGEN, um einen der folgenden Filtertypen auszuwählen:

• Mir direkt zugewiesen: Bei Aktivierung dieses Filtertyps werden ausschließlich Ihnen direkt zugewiesene Ausgaben angezeigt und über das Gruppen-Routing zugewiesene Rechnungen werden herausgefiltert.

• Zugewiesen zu Liste: Mit diesem Filtertyp werden ausschließlich Rechnungen angezeigt, die einer bestimmten Gruppe zugewiesen wurden, abhängig von drei Variablen: Funktionen, Listentypen und Listen.

• Dem Lieferanten zugewiesen: Es werden nur die Rechnungen angezeigt, die dem spezifischen Lieferanten zugewiesen wurden.

4. Wählen Sie die erwünschten Filterkriterien aus und klicken Sie auf SPEICHERN.

Auf die Rechnung zugreifen

Um eine Rechnung zu öffnen, klicken Sie entweder doppelt auf eine Rechnung in der Liste „Genehmigungen erforderlich“ oder klicken Sie in der Vorschau oben links auf BEARBEITEN.

Klicken Sie auf BEARBEITEN, um die Details einer Rechnung zu bearbeiten, bevor Sie diese genehmigen oder zurücksenden. Je nach den Konfigurationseinstellungen Ihres Unternehmens können Sie eventuell nur Kommentare und/oder Bilder vor der Genehmigung oder Rücksendung der Rechnung hinzufügen.

Sie können die Liste der Belegpositionen nach Zuweisung sortieren, so dass es einfach ist, nur die relevanten Rechnungszeilen mit mehreren Zuordnungen zu finden und zu genehmigen.

Ein Symbol zeigt an, welche Belegpositionen Ihnen zur Genehmigung zugewiesen sind.

Ein rotes Datum vor der Zuordnungsnummer einer Belegposition bedeutet, dass die Zuordnung an diesem Tag geschlossen wurde und Aufmerksamkeit erfordert.

Wenn Sie auf SPEICHERN klicken, werden Ihre Änderungen gespeichert, ohne dass die Rechnung sofort genehmigt oder zurückgesandt wird.

Eine Rechnung genehmigen

Klicken Sie auf SENDEN und anschließend auf GENEHMIGEN.

Optional können Sie im Dropdown-Menü einen zusätzlichen Prüfer auswählen oder einen Kommentar hinzufügen. Klicken Sie dann auf GENEHMIGEN.

Eine Rechnung zurücksenden

Klicken Sie auf SENDEN und anschließend auf RÜCKSENDUNG.

Im nächsten Schritt müssen Sie die Person oder die Gruppe auswählen, an die Sie die Rechnung zurücksenden möchten.

Geben Sie den erforderlichen Rückgabekommentar ein. Bei Bedarf können Sie das Kontrollkästchen aktivieren, um alle Zuweisungen zu löschen, wenn die Rechnung zurückgegeben wird. Klicken Sie dann auf RÜCKSENDUNG, um die Rechnung zurückzusenden.

Andere Genehmigungsaktionen

Je nach Bildschirmgröße werden einige dieser Optionen ggf. als Schaltflächen oben oder im DREI-PUNKTE-Menü angezeigt.

Mit dem BILDER-Button können Sie alle Bilder sehen, die der Rechnung beigefügt sind.

Über den PDF-Button können Sie den vollständigen PDF-Bericht der Rechnung oder den vollständigen PDF-Bericht mit Bildern anzeigen.

Klicken Sie auf den DREI-PUNKTE-Button, um auf Funktionen zuzugreifen, die oben nicht sichtbar sind.

Klicken Sie auf AUDIT, um alle Aktivitäten anzuzeigen, die auf der Rechnung vorgenommen wurden.

Verwenden Sie die Dropdown-Liste, um die Ergebnisse der Audithistorie nach Benutzer-, Header- oder Belegpositionsfeldern einzuschränken.

Klicken Sie auf NACHVERFOLGUNG, um den vollständigen Pfad der Rechnung durch den Genehmigungsrouting-Vorgang anzuzeigen. Klicken Sie auf ZUKÜNFT. ANZEIGEN, um die zukünftigen Routing-Schritte der Rechnung anzuzeigen.

Per E-Mail genehmigen oder zurücksenden

Sie erhalten außerdem eine E-Mail-Benachrichtigung für jede Rechnung, die Ihrer Zustimmung bedarf.

• Klicken Sie auf den Link BILDER ANSEHEN, um das zugehörige Bild der Rechnung anzuzeigen. Sie müssen sich bei der Chrome River App anmelden, wenn Sie nicht bereits im selben Browser angemeldet sind.

Sie können Rechnungen zur Zahlung AKZEPTIEREN oder sie mit Fragen oder Kommentaren an den Ersteller RÜCKSENDUNG, indem Sie die E-Mail einfach weiterleiten. Dies kann von jedem E-Mail-System und jeder Software aus erfolgen, auch von Smartphones und Tablets aus.

• Akzeptieren: Leitet die Rechnungs-E-Mail, die Sie erhalten haben, an approve@chromefile.com weiter.
• Rücksendung: Leitet die Rechnungs-E-Mail, die Sie erhalten haben, an return@chromefile.com weiter.

Alle Kommentare, die Sie in die weitergeleitete Nachricht eingeben, werden automatisch in den Abschnitt „Notizen“ der Rechnung eingefügt. Die einzige Möglichkeit, Zuweisungen auf einer Rechnung zu löschen, besteht jedoch darin, die Rückgabe von der Chrome River-App aus zu initiieren (siehe Rechnung zurücksenden oben).

Beobachter-Funktion für Genehmigungen

In Chrome River können einzelne Benutzer die Berechtigung erhalten, bestimmte Rechnungen im Laufe ihres Genehmigungsvorgangs zu beobachten. Benutzer können – auf Kriterien Ihres Unternehmens basierend – bei E-Mail-Benachrichtigungen, die Genehmigungen betreffen, in CC gesetzt werden. Die Benutzer mit der Beobachter-Funktion erhalten dann die gleichen Benachrichtigungen, die an den Genehmiger gesandt werden. Diese E-Mails enthalten jedoch nicht die Schaltflächen „GENEHMIGEN“ und „RÜCKSENDUNG“. Falls Sie daran interessiert sind, diese Option in Ihrem Unternehmen zu implementieren, wenden Sie sich bitte an uns über den Chrome River Helpdesk.