Emburse-Karten

Emburse-Karten sind physische und virtuelle Ausgabekarten, die an Benutzer ausgegeben werden, die keine Unternehmens-Kreditkarten besitzen. Diese machen es Ihnen leicht, einen vorab genehmigten Betrag für Reisekosten auszugeben, und zwar überall dort, wo Kreditkarten akzeptiert werden, ohne selbst etwas auszulegen. Beantragen Sie einfach eine neue physische oder virtuelle Emburse-Karte – oder eine Aufstockung des Guthabens für eine bestehende Emburse-Karte – in Höhe der zu erwartenden Ausgaben und verwenden Sie sie dann, bis das Guthaben erschöpft ist oder die Karte gesperrt wird.

Alle Transaktionen erscheinen automatisch im Kreditkartenbereich Ihrer eWallet, so dass sie einfach auf eine Reisekostenabrechnung gezogen werden können. Dadurch entfällt für Sie die Notwendigkeit, eine Rückerstattung oder eine Vorauszahlung zu beantragen und die daraus resultierenden Ausgaben manuell einzugeben.

Wenn Sie die Karte verwenden, werden die Beträge sofort von dem genehmigten verfügbaren Guthaben abgezogen. Sie können eine Transaktion nicht abschließen, wenn der Betrag höher ist als das auf der Karte verbleibende Guthaben. Wenn Ihr Unternehmen Einschränkungen für Händlerkategorien verwendet, können Sie die Karte möglicherweise nur für Ausgaben verwenden, die in eine genehmigte Händlerkategorie fallen (z. B. Flugtickets oder Restaurants).

Wenn Sie nicht das komplette Guthaben auf der Karte ausgeben und/oder das im Kartenantrag angegebene Enddatum überschritten ist, wird die Karte gesperrt. Sie müssen einen neuen Antrag zum Auffüllen des Guthabens und zur Reaktivierung der Karte stellen.

Emburse-Karten ansehen

Sie können die Gesamtzahl der Ihnen zugewiesenen Emburse-Karten über das Banner auf dem Dashboard von Chrome River einsehen. Klicken Sie für weitere Details auf die Nummer, um zum Bereich Emburse-Karte der eWallet weitergeleitet zu werden.

Im Bereich Emburse-Karte der eWallet können Sie alle Ihre Emburse-Karten, deren Status und ihr gesamtes verfügbares Guthaben auf einen Blick sehen.

Klicken Sie auf eine Karte, um den Gesamtbetrag der angeforderten Beträge pro Anforderung, den Restbetrag für jede Anforderung, die Kartennummer, das Ablaufdatum und die Rechnungsdetails anzuzeigen.

Eine neue Emburse-Karte beantragen

1. Klicken Sie auf den Button + ERSTELLEN im Menüband Emburse-Kartenanfrage auf dem Dashboard.

Wenn Ihr Unternehmen Chrome River PRE-APPROVAL verwendet, befindet sich der Button + ERSTELLEN im Menüband Vor-Genehmigung.

2 Ihr Unternehmen kann mehrere Emburse-Karten-Bankkonten anbieten, die auf Kriterien wie Bürostandort oder Abteilung basieren. Über den Bildschirm Kartenanfrage können Sie das entsprechende Finanzkonto für diese Anfrage auswählen.

Wenn Ihre Organisation Chrome River PRE-APPROVAL verwendet, befindet sich der Kartenanfragebereich unterhalb des Abschnitts Zuordnung auf dem Bildschirm Vor-Genehmigung erstellen.

• Wenn Sie „Ich möchte später eine Rückerstattung erhalten“ auswählen, wird eine gewöhnliche Vor-Genehmigungsanfrage erstellt. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Vor-Genehmigung erstellen.

3 Wählen Sie, ob Sie eine neue physische Karte oder eine virtuelle Karte erhalten möchten.

• Eine physische Karte wird 3-5 Werktage nach Genehmigung Ihrer Anfrage an die von Ihnen angegebene Adresse geschickt. Sie kann überall dort eingesetzt werden, wo Kreditkarten online, telefonisch und in Geschäften akzeptiert werden.
• Nach Genehmigung Ihrer Anfrage steht Ihnen sofort eine virtuelle Karte zur Verfügung. Sie kann überall dort eingesetzt werden, wo Kreditkarten online und telefonisch akzeptiert werden.

4. Füllen Sie nun die für die Ausstellung der Karte erforderlichen Informationen aus.

• Name auf der Karte: Verwenden Sie Ihren rechtmäßigen Namen wie auf einer Kreditkarte.
• Kartenbeschreibung: Geben Sie der Karte einen Kurznamen, um sie von allen anderen Emburse-Karten, die Sie haben, zu unterscheiden.
• Versandadresse: Wenn Sie eine physische Karte angefragt haben, geben Sie die Adresse ein, an die sie geschickt werden soll.
• When will you be spending these funds?: Geben Sie die Reisedaten oder den Zeitraum an, für den Sie das Guthaben benötigen.

5. Als nächstes müssen Sie Ihrer Kartenanfrage Guthaben oder bestimmte Ausgaben hinzufügen. Klicken Sie auf den Plus-Button.

Klicken Sie auf dem Bildschirm Guthaben zu Ihrer Karte hinzufügen auf die Kachel GUTHABEN.

Wenn Ihre Organisation Chrome River PRE-APPROVAL verwendet, sehen Sie stattdessen den Bildschirm Vor-Genehmigungstypen hinzufügen. Klicken Sie auf die Kachel der ersten Ausgabenart, die Sie hinzufügen möchten.

6. Geben Sie auf dem Bildschirm Guthaben hinzufügen den geschätzten Betrag des von Ihnen benötigten Guthabens und den Geschäftszweck für die Verwendung dieses Guthabens ein und klicken Sie dann auf SPEICHERN.

Falls Ihre Organisation Chrome River PRE-APPROVAL verwendet, fügen Sie die einzelnen Ausgabenarten und -beträge hinzu, wie Sie es auch bei jedem Antrag auf Vor-Genehmigung tun würden. Weitere Details dazu finden Sie nachstehend unter Vor-Genehmigung erstellen.

7. Wenn Sie fertig sind, sehen Sie auf der rechten Seite eine Zusammenfassung Ihrer Anfrage. Klicken Sie nun unten auf den grünen SENDEN-Button.

8. Sie werden gebeten, zu bestätigen, dass die Informationen der Anfrage korrekt sind, und klicken dann erneut auf SENDEN.

9. Sobald Ihre Anfrage genehmigt wurde, erhalten Sie eine Bestätigung per E-Mail. Wenn Sie eine virtuelle Karte angefragt haben, erhalten Sie per E-Mail einen Link zum Festlegen Ihres Passworts, damit Sie sich einloggen und Ihre Karte einsehen können.

10. Wählen Sie ein Passwort, das mindestens acht Zeichen lang ist und Buchstaben und Zahlen enthält, und klicken Sie dann auf PASSWORT ÜBERNEHMEN.

11. Fügen Sie als nächstes eine Telefonnummer hinzu, unter der Sie SMS empfangen können, und klicken Sie auf BESTÄTIGUNGSCODE SENDEN.

12. Geben Sie auf dem nächsten Bildschirm den Bestätigungscode ein, der an Ihr Telefon gesendet wurde, und klicken Sie auf TELEFONNUMMER BESTÄTIGEN. Von diesem Bildschirm aus können Sie außerdem:

• Code erneut senden: Senden Sie einen neuen Code, wenn Sie den ersten Code nicht erhalten haben oder er abgelaufen ist, bevor Sie ihn verwenden konnten.
• Telefonnummer aktualisieren: Wählen Sie eine andere Nummer zur SMS-Bestätigung.

13. Klicken Sie auf dem Bildschirm Emburse-Vereinbarung auf AKZEPTIEREN UND FORTFAHREN.

14 Sie werden zum Emburse-Karten-Dashboard geführt. Hier können Sie alle Ihre Emburse-Karten und -Transaktionen einsehen und Ihre persönlichen Einstellungen aktualisieren.

15. Klicken Sie auf MEINE KARTEN, um die Kontonummer jeder Karte, das verfügbare Budget, Details und etwaige Ausgabenbeschränkungen anzuzeigen.

Guthaben zu einer bestehenden Emburse-Karte hinzufügen

1. Klicken Sie auf den Button + ERSTELLEN im Menüband Emburse-Kartenanfrage auf dem Dashboard.

Wenn Ihr Unternehmen Chrome River PRE-APPROVAL verwendet, befindet sich der Button + ERSTELLEN im Menüband Vor-Genehmigung.

2 Wählen Sie aus, von welchem Emburse-Kartenkonto neu geladen werden soll.

3 Wählen Sie BESTEHENDE KARTE NEU LADEN und wählen Sie dann die gewünschte Karte aus der Dropdown-Liste Select Card.

Wenn Ihre Organisation Chrome River PRE-APPROVAL verwendet, müssen Sie zusätzliche Details zur Vor-Genehmigungsanfrage auf dem Bildschirm Vor-Genehmigung erstellen eingeben.

3 Geben Sie unter When will you be spending these funds? die Reisedaten oder den Zeitraum ein, für den Sie das Guthaben benötigen.

Von hier aus werden Sie einen Betrag oder bestimmte Ausgabentypen gemäß den Schritten in Eine neue Emburse-Karte beantragen oben hinzufügen.

Emburse-Kartentransaktionen zu einer Reisekostenabrechnung hinzufügen

Alle mit Ihrer(n) Emburse-Karte(n) getätigten Transaktionen erscheinen automatisch im Abschnitt Kreditkarten Ihrer eWallet. Ziehen Sie sie einfach auf eine Reisekostenabrechnung oder fügen Sie sie zu einer Reisekostenabrechnung hinzu, wie Sie es bei Kreditkartenausgaben tun würden. Weitere Details dazu finden Sie nachstehend unter Kreditkarten-Positionen.