Erstellung einer Reisekostenabrechnung

Mit Reisekostenabrechnungen können Sie Ausgaben gruppieren und organisieren, Details hinzufügen und zur Genehmigung einreichen. Sie können für jedes Event eine eigene Reisekostenabrechnung erstellen, oder mehrere Events in einer RKA erfassen.

Alternativ zu dem unten beschriebenen Prozess können Sie eine neue Reisekostenabrechnung auch direkt aus der Beleggalerie erstellen, oder Ihr Unternehmen kann die automatische Erstellung von Ausgaben verwenden.

Erstellung einer Reisekostenabrechnung

1. Klicken Sie auf dem Dashboard im Bereich Ausgaben auf + ERSTELLEN oder +.

Alternativ können Sie auf die Schaltfläche + in den Dashboards „Entwürfe“, „Zurückgesendet“ oder „Vor kurzem eingereicht“ klicken.

Das Ausgabe-Eingabefenster wird geöffnet. Im Header einer Ausgabe werden alle grundlegenden Informationen gespeichert, die auf jede Ausgabe in dieser Abrechnung zutreffen. Je nach Konfiguration Ihres Unternehmens sind für Sie mehr oder weniger Felder sichtbar.

• RKA-Name: Dieser Name wird vom Ersteller zugewiesen und zum Identifizieren von Ausgaben genutzt. Wenn kein Name eingegeben wird, ist die Standardbezeichnung „Ausgaben für [Datum] [Uhrzeit]“.
• Rückzahlung in: Wählen Sie im Drop-down-Menü die Währung für die Rückzahlung an den Reisenden aus, falls verfügbar.
• Start-/Enddatum: Eventuell verlangt Ihr Unternehmen, dass Sie das Start- und Enddatum Ihrer Reise angeben.
• RKA-Typ: Eventuell verlangt Ihr Unternehmen, dass Sie einen RKA-Typ auswählen, wie z. B. „Reise“ oder „Keine Reise“.
• Geschäftszweck: Eventuell müssen Sie einen Grund dafür angeben, wieso Sie eine Reisekostenabrechnung einreichen. Wenn Sie später für die einzelnen Belegpositionen unterschiedliche Geschäftszwecke angeben, werden bis zu fünf davon in der Vorschau für die Abrechnung angezeigt.

Wählen Sie SPEICHERN, wenn Sie alle erforderlichen Felder ausgefüllt haben.

Ausgaben hinzufügen

Wenn das Fenster „Ausgaben hinzufügen“ nicht bereits angezeigt wird, klicken Sie auf die Schaltfläche + oder die Schaltfläche + AUSGABEN HINZUFÜGEN in der Liste der Belegpositionen, um die erste Ausgabe zur RKA hinzuzufügen.

Von rechts erscheint das Fenster Ausgaben hinzufügen. Hier können Sie aus verschiedenen Ausgabenkategorien auswählen und Sie haben Zugang zu gelöschten Positionen im Positionen im Papierkorb löschen und wiederherstellen sowie zu Ausgaben, die Sie per E-Mail in die Ausgaben über die Beleggalerie erstellen eingesandt haben.

Wenn der Grenzwert erreicht ist, werden Sie durch eine Fehlermeldung aufgefordert, eine neue Reisekostenabrechnung für die zusätzlichen Belegpositionen zu erstellen.

Ausgaben aus eWallet oder Beleggalerie hinzufügen

Wenn im eWallet oder in der Beleggalerie links neben einer Ausgabenkategorie ein grüner Punkt angezeigt wird, sind in dieser Kategorie ungenutzte Positionen oder Belege verfügbar.

Um eine Ausgabe aus der eWallet oder der Beleggalerie zu Ihrem Bericht hinzuzufügen, klicken Sie auf den entsprechenden Abschnitt, markieren Sie das Kontrollkästchen neben der Ausgabe, die sie hinzufügen möchten, und klicken Sie auf HINZUFÜGEN.

Kreditkarten-Ausgaben

Wenn Sie über eine Firmenkreditkarte verfügen, die mit Ihrem Chrome River-Konto verknüpft ist, können Sie im Abschnitt „Kreditkarte“ der eWallet gebuchte Kreditkartengebühren zu Ihrem Bericht hinzufügen. Umfassende Hinweise dazu, wie Sie Kreditkarten-Ausgaben zu Ihrer Reisekostenabrechnung hinzufügen können, finden Sie in dem Artikel Kreditkarten-Positionen.

Gemerkte Ausgaben

Wenn Ihre Organisation diese Funktion aktiviert hat, können Sie häufig benutzte Belegpositionen, die Sie sich „gemerkt“ haben, einfach aus dem Offline-Bereich der eWallet zur Abrechnung hinzufügen. Weitere Details dazu finden Sie unter Häufig verwendete Ausgaben merken.

NEUE AUSGABEN ERSTELLEN

Im Gegensatz zu den Ausgaben, die Sie aus Ihrer eWallet oder Ihrer Beleggalerie hinzufügen, sind direkte Ausgaben diejenigen, die Sie manuell über die Schnittstelle in Ihren Bericht eingeben. Die Kacheln repräsentieren Ausgabenkategorien Ihres Unternehmens. Ein kleiner Pfeil nach unten zeigt an, dass es noch Unterkategorien gibt.

Klicken Sie auf NEU ERSTELLEN, um die Kacheln des Ausgabentyps anzuzeigen.

Klicken Sie auf eine Kachel mit einem kleinen Pfeil nach unten, um deren Unterkategorien anzuzeigen. Klicken Sie erneut darauf, um die Unterkategorien auszublenden.

Um Ihrer Abrechnung eine Ausgabe hinzuzufügen, klicken Sie auf die entsprechende Kategorie oder Unterkategoriekachel für den gewünschten Ausgabentyp.

• Wenn Sie den Ausgabentyp später ändern müssen, klicken Sie einfach auf die Kachel Ausgabentyp und wählen Sie den neuen Ausgabentyp aus.

Im Folgenden werden die drei Grundtypen von Direkt-Ausgaben beschrieben. Informationen zu zusätzlichen Ausgabenarten finden Sie unter Besondere Ausgabentypen.

• Standard-Ausgabeneintrag: Hierbei handelt es sich um das Grundformat für die meisten Ausgaben – einschließlich Flugtickets, Taxifahrten und Parkgebühren. Sie werden aufgefordert, Informationen wie Datum, Betrag, Beschreibung und Zuordnung einzugeben. Weitere Informationen zu Zuordnungen finden Sie in dem Abschnitt Belegpositionen zu einer Reisekostenabrechnung zuordnen.

• Gast-Ausgabeneintrag: Bei manchen Ausgaben, wie Essen, wird unten ein zusätzlicher Bereich angezeigt, in dem Sie interne oder externe Gäste vermerken können. Weitere Informationen dazu, wie Sie Gäste hinzufügen können, finden Sie im Abschnitt Gast-Ausgaben zu einem Bericht hinzufügen.

• Hotel-Ausgabeneintrag: In diesem Fenster steht Ihnen eine Assistentenfunktion für die Eingabe zur Verfügung, um die einzelnen Positionen einer Hotelrechnung den entsprechenden Ausgabentypen zuzuordnen und die gesamte Hotelrechnung mit den detaillierten Einträgen abzugleichen. Weitere Informationen zum Eintragen von Hotel-Ausgaben finden Sie in dem Artikel Hotel-Ausgaben zu einem Bericht hinzufügen.

Ausgabendetails hinzufügen

Sobald eine Ausgabe zu Ihrer Abrechnung hinzugefügt wurde, müssen Sie zusätzliche Informationen angeben, damit Ihre Spesenabrechnung genehmigt und verarbeitet werden kann.

Um sicherzustellen, dass Ihre Ausgaben mit allen notwendigen Informationen eingereicht werden, hat Ihr Unternehmen Anforderungen konfiguriert, die Ihre Ausgabenrichtlinie widerspiegeln. Umfassende Informationen zu den Warnungen, die während der Erstellung einer neuen Reisekostenabrechnung angezeigt werden können, finden Sie in dem Artikel Warnungen & Verstöße bei der Ausgaben-Compliance.

Wenn Sie alle erforderlichen Informationen hinzugefügt haben, klicken Sie auf SPEICHERN, um Ihre Belegposition in Ihrem Bericht zu speichern.

Zuordnung

Geben Sie im Feld Zuweisung an, nach welchem Budget, welcher Kostenstelle, Angelegenheit oder welchem Kostencode die Ausgabe klassifiziert werden soll. 

Sie können auf + ZUORDNUNG HINZUFÜGEN klicken, um die Ausgaben unter mehreren Zuweisungen zu klassifizieren. Wenn Kosten in Ihrem Bericht verschiedenen Konten zugeordnet werden sollen, sorgt Chrome River dafür, dass die Transaktion in mehrere Einträge aufgeteilt wird, wenn die Daten im Abrechnungssystem Ihres Unternehmens verarbeitet werden. 

Weitere Informationen finden Sie in dem Abschnitt Belegpositionen zu einer Reisekostenabrechnung zuordnen.

Bilder anhängen

Verwenden Sie den Abschnitt „Anhänge“, um Belegbilder aus Ihrer Beleggalerie oder von Ihrem Computer zu Ihrer Belegposition hinzuzufügen.

Weitere Informationen dazu finden Sie in dem Artikel Bilder von Belegen zu Ausgaben hinzufügen.

Kommentare zu Belegpositionen hinzufügen

Wenn Sie einen Kommentar zu einer bestimmten Belegposition hinzufügen möchten, wählen Sie die Position aus und benutzen Sie das Kommentar-Feld weiter unten im Vorschau-Fenster.

Sie können auch in eingereichten Reisekostenabrechnungen alle Kommentare von Genehmigern sehen. Alle Kommentare werden nach Datum geordnet angezeigt.

Ort hinzufügen

Je nachdem, für welche Einstellungen sich Ihr Unternehmen bei Chrome River EXPENSE entschieden hat, müssen Sie eventuell für jede Ausgabe, die Sie eintragen, einen Ort angeben. Klicken Sie auf das Feld, um einen Ort zu suchen oder eine Auswahl im Dropdown-Menü zu treffen.

Kontrollkästchen

• Beleg im Anhang: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie einen Beleg hochgeladen haben und Ihr Unternehmen nicht zulässt, einzelnen Belegpositionen Belege direkt zuzuweisen.
• Firmenbezahlt: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn die Ausgabe direkt von Ihrem Unternehmen beglichen wurde.
• Persönliche Kosten: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn die Ausgabe direkt von Ihrem Unternehmen beglichen wurde und als persönliche Ausgabe von der Rückerstattung der Reisekosten abgezogen werden soll.

Steuern

Chrome River entlastet Reisende von der Aufschlüsselung der Mehrwertsteuer auf Transaktionen, indem es diese Daten automatisch aus dem entsprechenden Beleg extrahiert. Genehmiger haben jedoch die Möglichkeit, bei Bedarf Steuerbeträge zu bearbeiten. Weitere Details dazu finden Sie nachstehend unter In-App-Genehmigungen.

Ausgaben löschen

Wählen Sie die Ausgabenposition aus und klicken Sie in der Vorschau auf LÖSCHEN, um sie aus Ihrem Bericht zu entfernen.

Wohin die gelöschten Ausgaben gehen, hängt davon ab, ob es sich um eine direkte Ausgabe oder eine Transaktion handelt und wie sie ursprünglich angehängt wurde.

Transaktionen

Wenn Sie eine Transaktion löschen (Kreditkarten-Positionen, Reisedaten usw.), wird die dazugehörige Transaktionsposition in die eWallet verschoben.

Direkte Ausgaben

Wenn Sie eine Ausgabenposition löschen, die direkt zum Bericht hinzugefügt wurde, wird sie aus dem Bericht entfernt.

Angehängte Belegbilder werden in den Offline-Ordner der eWallet (wenn sie per E-Mail eingereicht wurden) oder in die Beleggalerie (wenn sie ursprünglich in die Beleggalerie hochgeladen wurden) verschoben.

Bilder, die direkt in die Belegposition hochgeladen wurden, werden aus Chrome River gelöscht. Um diese in der Beleggalerie zu behalten, verwenden Sie die Büroklammer-Schaltfläche in der oberen linken Ecke des Bildbetrachters, um das Bild abzutrennen, bevor Sie die direkte Ausgabe löschen.

Ausgaben-Vorschau

Die Vorschau wird bei breiten Bildschirmen auf der rechten Hälfte des Bildschirms angezeigt und auf kleineren Bildschirmen in der Ausgaben-Vorschau geöffnet. In der Vorschau sehen Sie eine Übersicht aller Ausgaben, die Sie einer RKA hinzugefügt haben, und dort können Sie Kommentare oder Belege zu Ihrer Reisekostenabrechnung hinzufügen.

IN EINER REISEKOSTENABRECHNUNG

Klicken Sie auf eine Belegposition, um sie hervorzuheben und eine Vorschau davon zu sehen. Es wird Ihnen eine Übersicht dieser Ausgabe angezeigt und Sie können Kommentare und Bilder hinzufügen. Klicken Sie auf den Pfeil unten rechts in der Vorschau, um zur nächsten Position zu gelangen, oder wählen Sie die Position in der Ausgabenliste auf der linken Seite aus.

IN ENTWÜRFEN UND EINGEREICHTEN RKA

Wenn Sie auf eine Ausgabe klicken, um sich eine Vorschau davon anzeigen zu lassen, können Sie dort direkt Belege anhängen, Kommentare einsehen und beantworten sowie folgende Informationen sehen:

• Header-Daten wie das Datum und die RKA-ID
• Finanzübersicht über die gesamten Ausgaben
• Ausgabenübersicht über alle Belegpositionen
• Kontoübersicht über Zuordnungen für Abrechnungszwecke
• Anhänge zur Reisekostenabrechnung. Belege werden unten in der Vorschau angezeigt Sie können darauf klicken, um sie zu vergrößern oder zu drehen.

Berichtskommentare hinzufügen

Sie können zusätzlichen Kontext für Genehmiger bereitstellen, indem Sie einen Kommentar zum gesamten Bericht eingeben. Sie können auch in eingereichten Reisekostenabrechnungen alle Kommentare von Genehmigern sehen. Alle Kommentare werden nach Datum geordnet angezeigt.

Wenn Sie einen Kommentar zur gesamten Reisekostenabrechnung hinzufügen möchten, geben Sie diesen in der Header-Vorschau im Feld Kommentare ein. Klicken Sie anschließend auf POST.

Sie können Kommentare auf Header-Ebene auch direkt aus der Ausgabenvorschau in der Liste „Entwürfe“ anzeigen und hinzufügen.

Schließen oder senden

Wenn Sie keine weiteren Ausgaben zu Ihrem Entwurf hinzufügen möchten, können Sie links oben den ZURÜCK-PFEIL wählen, um die Reisekostenabrechnung zu schließen. Diese wird in den Entwürfen gespeichert und kann später weiter bearbeitet werden. Wenn die Abrechnung zur Genehmigung eingereicht werden kann, wählen Sie den grünen SENDEN-Button.

Wenn Sie eine Reisekostenabrechnung aus den Entwürfen einreichen möchten, wählen Sie diese in der Liste aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche SENDEN oberhalb der Vorschau.

Sie müssen bestätigen, dass die Ausgaben korrekt sind und zu legitimen Geschäftszwecken getätigt wurden. Wenn Sie auf SENDEN klicken, wird die Reisekostenabrechnung entsprechend den Routing-Regeln und Genehmigungsrichtlinien Ihres Unternehmens zur Genehmigung weitergeleitet.

Routing-Aufforderung

Wenn Ihr Unternehmen zur Routing-Auswahl auffordert, müssen Sie gegebenenfalls einen oder mehrere Genehmiger aus einer Liste auswählen, nachdem Sie auf SENDEN gedrückt haben.

• Bei Reisekostenabrechnungen mit mehreren Belegpositionen mit derselben Zuordnung aber unterschiedlichen Zuordnungen nach Auswahl muss beim Einreichen eine passende Zahl an Genehmigern ausgewählt sein.

Um einen Genehmiger mehreren Zuweisungen gleichzeitig zuzuweisen, markieren Sie die Kontrollkästchen neben den entsprechenden Zuweisungen und klicken Sie dann auf GENEHMIGER ZUWEISEN, um den Genehmiger aus einer Liste auszuwählen.